Απαραίτητη προϋπόθεση για την έκδοση παραστατικών από το Λογιστήριο είναι η εκ των προτέρων έναρξη του έργου (έκδοση Φ.Κ.) στον ΕΛΚΕ .
Το είδος του νόμιμου παραστατικού που πρέπει να εκδοθεί (Τιμολόγιο Παροχής Υπηρεσιών, Τιμολόγιο Επιδότησης, Απόδειξη Παροχής Υπηρεσιών, Τιμολόγιο Εξωτερικού, Τιμολόγιο Αυτοπαράδοσης) προκύπτει από τη σύμβαση του έργου.
Για την έκδοση των παραστατικών απαιτούνται τα πλήρη φορολογικά στοιχεία των Φορέων Χρηματοδότησης (πλήρη επωνυμία, AΦΜ, ΔΟY, διεύθυνση), κατόπιν σχετικού αιτήματος του/της Επιστημονικά Υπεύθυνου/Υπεύθυνης στο Πρωτόκολλο του ΕΛΚΕ ή κατόπιν σχετικής εντολής από τον Φορέα Χρηματοδότησης.
Στον ιστότοπο της ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ, παρέχονται τα παρακάτω πρότυπα έγγραφα, για κάθε περίπτωση:
- Αίτηση Έκδοσης Τιμολογίου Παροχής Υπηρεσιών
- Έκδοση Τιμολογίου Επιδότησης
- Αίτηση Έκδοσης Απόδειξης Παροχής Υπηρεσιών (Α.Π.Υ.)
- Αίτηση Έκδοσης Τιμολογίου Εξωτερικού
- Έκδοση τιμολογίου αυτοπαράδοσης
Στην περίπτωση που το έσοδο του έργου αφορά σε Δωρεά, ο ΕΛΚΕ αποστέλλει στον Δωρητή/εταιρεία (α) την αποδοχή της Δωρεάς, (β) το απόσπασμα πρακτικού και μετά την είσπραξη της Δωρεάς και (γ) το σχετικό γραμμάτιο είσπραξης.
Ειδική περίπτωση διαχείρισης, εκ μέρους της Μονάδας Οικονομικής Διαχείρισης, απαιτείται όταν πρόκειται για Συνέδρια. Συγκεκριμένα, για έσοδα από εταιρείες όταν πρόκειται:
- για διαφημιστικούς σκοπούς, εκδίδεται κατόπιν αιτήσεως του/της Επιστημονικά Υπεύθυνου/-ης Τιμολογίου Παροχής Υπηρεσιών με ΦΠΑ.
- για εγγραφή συνέδρων των οποίων η δαπάνη καλύπτει η εταιρεία, εκδίδεται κατόπιν αιτήσεως του/της Επιστημονικά Υπεύθυνου/-ης Τιμολογίου Παροχής Υπηρεσιών χωρίς ΦΠΑ.
- για επιχορήγηση του συνεδρίου, εκδίδεται κατόπιν αιτήσεως του/της Επιστημονικά Υπεύθυνου/-ης Τιμολόγιο Επιδότησης.
- για επιχορήγηση από εταιρείες εξωτερικού, εκδίδεται κατόπιν αιτήσεως του/της Επιστημονικά Υπεύθυνου/-ής Τιμολόγιο Εξωτερικού.
Τα απαραίτητα δικαιολογητικά είναι τα παρακάτω (αναρτημένα):
- Αίτηση Έκδοσης Απόδειξης Παροχής Υπηρεσιών (Α.Π.Υ.) χωρίς ΦΠΑ (αφορά ιδιώτες)
- Αίτηση Έκδοσης Τιμολογίου Παροχής Υπηρεσιών χωρίς Φ.Π.Α. (αφορά επιτηδευματίες και συμμετέχοντες/-ουσες των οποίων τη συμμετοχή εξοφλούν Πανεπιστήμια, εταιρείες)
- Αίτηση Έκδοσης Τιμολογίου Παροχής Υπηρεσιών με Φ.Π.Α. (αφορά Εταιρείες και Φορείς που συμμετέχουν με ανταποδοτικό όφελος)
- Έκδοση Τιμολογίου Επιδότησης (αφορά Εταιρείες και Φορείς που επιθυμούν την Επιχορήγηση του Συνεδρίου χωρίς ανταποδοτικό όφελος)
- Αίτηση Έκδοσης Τιμολογίου Εξωτερικού (αφορά ιδιώτες, Πανεπιστήμια, Ιδρύματα, Εταιρείες εξωτερικού)
- Έκδοση τιμολογίου αυτοπαράδοσης (αφορά Συμμετοχή συνέδρου Μέλους ΔΕΠ, Ερευνητή/Ερευνήτριας Πανεπιστημίου Πατρών)