- Η δαπάνη πρέπει να είναι επιλέξιμη και προβλεπόμενη στον προϋπολογισμό του προγράμματος.
- Τα τιμολόγια πρέπει να εκδίδονται στα στοιχεία του ΕΛΚΕ (Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας Πανεπιστημίου Πατρών, Πανεπιστημιούπολη – Κτίριο Α, Ρίο Πατρών Τ.Κ : 26500, ΑΦΜ: 998219694 – Α΄ Δ.Ο.Υ ΠΑΤΡΩΝ) και να προσκομίζονται το αργότερο εντός 30 ημερών από την παραλαβή τους. Για τιμολόγια αγοράς παγίων, απαιτείται η άμεση κατάθεσή τους στον ΕΛΚΕ, για λόγους απόσβεσης.
- Σε περίπτωση εξοφλημένου τιμολογίου < 150€, οι κρατήσεις θα επιβαρύνουν τον/την Ε.Υ.
- Δεν θα γίνονται δεκτά εξοφλημένα τιμολόγια αξίας άνω των 150€(καθαρής αξίας).
- Δεν θα γίνονται δεκτές αποδείξεις λιανικής πώλησης αξίας άνω των 150€.
- Το παραστατικό (τιμολόγιο ή απόδειξη) θα πρέπει να είναι πρωτότυπο. Σε περίπτωση που το παραστατικό είναι μόνο τιμολόγιο θα πρέπει να συνοδεύεται από δελτίο αποστολής εφόσον τα αγαθά δεν έχουν παραδοθεί την ίδια μέρα.
- Η εντολή πληρωμής συμπληρώνεται στο όνομα του/της Επιστημονικά Υπεύθυνου/-ης ή συγκεκριμένου μέλους της ομάδας έργου, όταν πρόκειται για εξοφλημένα τιμολόγια αξίας ≤150€.
- Το παραστατικό (τιμολόγιο ή απόδειξη) θα πρέπει να έχει εκδοθεί εντός της διάρκειας του προγράμματος και να αναγράφει τα στοιχεία του ΕΛΚΕ (Επωνυμία, ΑΦΜ, διεύθυνση). Στο τιμολόγιο θα πρέπει να αναγράφεται αν είναι «επί πιστώσει» ή «εξοφλημένο» και προκειμένου τα «επί πιστώσει» τιμολόγια αξίας ≤150€ να θεωρούνται «εξοφλημένα» θα πρέπει να συνοδεύονται από εξοφλητική απόδειξη ή να αναγράφεται «ΕΞΩΦΛΗΘΗ» με σφραγίδα και υπογραφή του/της προμηθευτή/-τριας.
- Σε περίπτωση που το παραστατικό αφορά γεύμα, ο/η Επιστημονικά Υπεύθυνος/-η προσκομίζει, μαζί με τα άλλα δικαιολογητικά, ένα έντυπο που περιλαμβάνει μια μικρή αιτιολόγηση της δαπάνης και κατάσταση ονομάτων των συμμετεχόντων στο γεύμα.
Σε περίπτωση που ο/η προμηθευτής/-τρια είναι μοναδικός ή το είδος (πάγιο ή software) αποτελεί αναπόσπαστο κομμάτι ήδη υπάρχοντος εξοπλισμού, δεν απαιτείται διαγωνισμός με τρεις προσφορές (για τιμολόγια άνω των 30.000€). Συμπληρώνεται όμως, το έντυπο Έγκριση Προμήθειας με Απ’ ευθείας Ανάθεση για ποσό άνω 20.000€. Μαζί με αυτό το έντυπο ο/η Επιστημονικά Υπεύθυνος/-η πρέπει να προσκομίσει βεβαίωση αποκλειστικότητας του/της προμηθευτή/-τριας.- Αντικαθίσταται ως εξής (Τροποποίηση του Οδηγού Χρηματοδότησης, ΦΕΚ 2778/26.04.2023):
«Σε περίπτωση που ο/η προμηθευτής/-τρια είναι μοναδικός (αποκλειστικότητα) ή το είδος/υπηρεσία (πάγιο ή software) αποτελεί αναπόσπαστο κομμάτι ήδη υπάρχοντος εξοπλισμού (συμβατότητα), η/ο Επιστημονικά Υπεύθυνος/η υποβάλει στη ΜΟΔΥ: α) το «έντυπο Δ3 01 Ε02 – Έγκριση προμήθειας με απ’ ευθείας ανάθεση» στο οποίο τεκμηριώνεται αναλυτικά η αναγκαιότητα και η σκοπιμότητα της προμήθειας των συγκεκριμένων ειδών/υπηρεσίας και β) βεβαίωση αποκλειστικότητας, η οποία εκδίδεται από τον κατασκευαστικό οίκο κάθε προϊόντος και βεβαιώνεται ότι ο συγκεκριμένος υποψήφιος ανάδοχος είναι μοναδικός και αποκλειστικός αντιπρόσωπος. Για δαπάνη από 2.501 € άνευ ΦΠΑ, απαιτείται η υποβολή δικαιολογητικών κατακύρωσης» - Η έκδοση των τιμολογίων θα πρέπει να έπεται της διαδικασίας Απευθείας Ανάθεσης.