Τα μη αναλώσιμα υλικά κάθε είδους των οποίων η προμήθεια πραγματοποιείται για τις ανάγκες εκτέλεσης των έργων και σε βάρος των πιστώσεων του Ειδικού Λογαριασμού, και εγκαθίστανται ή τοποθετούνται σε χώρους του Ιδρύματος, καταγράφονται από τη ΜΟΔΥ σε Μητρώο Παγίων. Μετά το πέρας των έργων, και ανάλογα με τις συμβατικές δεσμεύσεις, τα μη αναλώσιμα υλικά διατίθενται στο οικείο Εργαστήριο, Τομέα ή Τμήμα του Πανεπιστημίου του/της ΕΥ του έργου.
Η διαδικασία παράδοσης του πάγιου εξοπλισμού ορίζεται με απόφαση της Επιτροπής και εισάγεται προς έγκριση από τη Συνεδρίαση της Συγκλήτου. Πιο αναλυτικά:
Ο/Η Επιστημονικά υπεύθυνος/-η μετά την ολοκλήρωση του έργου αιτείται την παράδοση του αποκτηθέντος εξοπλισμού, στο τμήμα (εργαστήριο – κλινική) του Ιδρύματος στο οποίο ανήκει οργανικά, υποβάλλοντας ταυτόχρονα (μέσω του πληροφοριακού συστήματος), στη ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ, πίνακα πάγιου εξοπλισμού, ο οποίος αποκτήθηκε κατά την διάρκεια εκτέλεσης του υλοποιηθέντος έργου.
Η ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ διαβιβάζει τα ανωτέρω στο Τμήμα Περιουσίας του Ιδρύματος και στον/στην Πρόεδρο του Τμήματος.
Στην συνέχεια το Τμήμα Περιουσίας, ζητάει από τον/την Πρόεδρο του Τμήματος να προτείνει α) επιτροπή παράδοσης – παραλαβής αποτελούμενη από τρία (3) τακτικά και τρία (3) αναπληρωματικά μέλη και β) τα μέλη (ΔΕΠ , ΕΕΔΙΠ, διοικητικό προσωπικό κλπ.) του τμήματος στα οποία θα χρεωθεί ο παραληφθείς εξοπλισμός.
Εάν η επιτροπή παραλαβής δεν είναι η ετήσια επιτροπή παραλαβής του Τμήματος, η πρόταση ορισμού της διαβιβάζεται στο Πρυτανικό Συμβούλιο προς έγκριση. Στη συνέχεια ενημερώνεται ο/η επιστημονικά υπεύθυνος/-η, ο/η Πρόεδρος του Τμήματος, τα μέλη της επιτροπής και η ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ για την ορισθείσα επιτροπή παραλαβής.
Παραδίδων/-ουσα είναι ο/η Επιστημονικά υπεύθυνος/-η του έργου και παραλαβούσα η ορισθείσα επιτροπή. Το σχετικό πρωτόκολλο υπογεγραμμένο από όλα τα μέλη της επιτροπής, διαβιβάζεται στον/στην Πρόεδρο του Τμήματος και στο Τμήμα Περιουσίας του Ιδρύματος. Με ευθύνη του Τμήματος Περιουσίας αποστέλλεται στο Πρυτανικό συμβούλιο για έγκριση – αποδοχή – νέα χρέωση.
Μετά την έγκριση από το Πρυτανικό Συμβούλιο η σχετική απόφαση ανακοινώνεται, συνοδευόμενη από ένα (1) αντίγραφο του πρακτικού παράδοσης – παραλαβής, από την διεύθυνση οικονομικής διαχείρισης α) στον ΕΛΚΕ, προκειμένου να προβεί στη σχετική διαγραφή από το μητρώο παγίων και β) στο τμήμα περιουσίας προκειμένου να καταγράψει τα πάγια στο μητρώο και στη συνέχεια γίνει η χρέωση στο Τμήμα.
Η Επιτροπή παραλαβής έχει τα εξής καθήκοντα:
Για κάθε παράδοση εξοπλισμού, η επιτροπή παραλαβής θα πρέπει να διενεργεί έλεγχο του εξοπλισμού και των εξαρτημάτων του και να βεβαιώνει την ύπαρξη όλων των ειδών. Εφόσον κατά την διαδικασία του ποιοτικού ελέγχου διαπιστωθούν ατέλειες ή ελαττώματα, η επιτροπή παραλαβής δύναται να εισηγηθεί (προς το Πρυτανικό Συμβούλιο) για την καταστροφή του μη λειτουργικού εξοπλισμού. Σε αντίθετη περίπτωση, θα πρέπει να στην εισήγηση της να περιγράψει το βαθμό λειτουργίας και να εισηγηθεί πιθανές βελτιώσεις που θα επιβαρύνουν τον προϋπολογισμό του τμήματος που θα παραδοθούν
Το Πρωτόκολλο Παράδοσης – Παραλαβής θα συντάσσεται σε τρία πρωτότυπα αντίγραφα εκ των οποίον το πρώτο θα δίνεται στον/στην παραδίδοντα/-ουσα, το δεύτερο θα κρατείται από τον/την Πρόεδρο του Τμήματος και το τρίτο θα αποστέλλεται με ευθύνη του/της Προέδρου του Τμήματος στο Τμήμα Περιουσίας προκειμένου να ακολουθηθούν οι παραπάνω διαδικασίες.