Απαραίτητη προϋπόθεση αποτελεί η ύπαρξη ταμειακού διαθεσίμου στο έργο. Απαραίτητα Δικαιολογητικά:
- Εντολή Πληρωμής
Σε περίπτωση που υπάρχει παραστατικό από το εξωτερικό (προτιμολόγιο), πρέπει να επισυνάπτεται μαζί με τα άλλα δικαιολογητικά.
Το χρηματικό ένταλμα εκδίδεται ύστερα από την έγκριση της προκαταβολής από τη συνεδρίαση της Επιτροπής Ερευνών.
Στην απόδοση δεν δικαιολογούνται δαπάνες για αμοιβές ή υποτροφίες.
Με την εφαρμογή του νέου θεσμικού πλαισίου (Ν. 4653/24.01.2020), για τη χορήγηση προκαταβολών με σκοπό την κάλυψη αναγκών και εξόδων στο πλαίσιο ερευνητικών προγραμμάτων, ισχύουν τα κάτωθι:
Για κάθε προκαταβολή απαιτείται έγκριση από την Επιτροπή.
Οι προκαταβολές μπορούν να εκδίδονται μόνο σε φυσικό πρόσωπο που λογίζεται ως δημόσιος υπόλογος (μόνιμος/-η ή αορίστου χρόνου υπάλληλος, Επιστημονικά Υπεύθυνος/-η)
Το ΧΕΠ χορηγείται προκειμένου να καλυφθούν: α) έξοδα μετακίνησης εκτός έδρας, β) απαιτήσεις προμήθειας οργάνων, αναλωσίμων ή εξειδικευμένων υπηρεσιών από το εξωτερικό, γ) ανάγκες μικροεξόδων λοιπών δαπανών μέχρι το ποσό των χιλίων (1.000) ευρώ.
Οφείλει να γνωστοποιηθεί στον ΕΛΚΕ νέος τραπεζικός λογαριασμός στα στοιχεία του/της υπόλογου/-ης– ο/η οποίος/-α θα χρησιμοποιείται αποκλειστικά για τη διαχείριση των προκαταβολών. Το Χρηματικό Ένταλμα ΠΡΟΠΛΗΡΩΜΗΣ εξυπηρετείται από διακριτό τραπεζικό λογαριασμό, τον Λογαριασμό Υπόλογου/-ης Διαχειριστή/-στριας.
Ο λογαριασμός Υπόλογου μπορεί να χρησιμοποιηθεί για ένα ΧΕΠ (μία προκαταβολή) τη φορά (το πολύ δύο εάν είναι σε διαφορετική κατηγορία δαπάνης)
Προκαταβολή για προμήθεια υλικών δεν μπορεί να υπερβαίνει το 50% της συνολικής αξίας της προμήθειας
Σε περίπτωση απαίτησης από τον/την προμηθευτή/-τρια για προκαταβολή, τότε θα προηγείται η υπογραφή σχετικής σύμβασης (ανεξάρτητα από την αξία της προμήθειας) και προσκόμιση Εγγυητικής Επιστολής (με σχετική αναφορά στον αντίστοιχο διαγωνισμό)
Σε περίπτωση που η προκαταβολή αφορά δαπάνη μετακίνησης η οποία εξοφλείται μέσω της Ενιαίας Αρχής Πληρωμών, ο/η υπόλογος/-η δεν μπορεί να αποζημιωθεί ταυτόχρονα άλλες δαπάνες του/της (αμοιβές-μετακινήσεις) στο ίδιο αρχείο ΕΑΠ πέραν της προκαταβολής.
Οι προκαταβολές πρέπει να αποδίδονται εντός 3 μηνών από την ημερομηνία εκταμίευσης. Σύμφωνα με τον Ν4653/2020 “Για τα έργα/προγράμματα, τα οποία δεν έχουν σαφή ημερομηνία λήξης και καταθέτουν ετήσιο αναλυτικό προϋπολογισμό, η προθεσμία απόδοσης δεν μπορεί να υπερβαίνει το τρίμηνο από την ημερομηνία έκδοσης του Χ.Ε.Π και σε κάθε περίπτωση την 31η Δεκεμβρίου του οικονομικού έτους. Για τα έργα/προγράμματα, των οποίων η διάρκεια εκτείνεται πέραν του έτους, η προθεσμία απόδοσης δεν μπορεί να υπερβαίνει την 31η Μαρτίου του επόμενου οικονομικού έτους ή την ημερομηνία λήξης του έργου, εφόσον αυτή έχει οριστεί πριν την 31η Μαρτίου. Μετά τη διενέργεια των δαπανών ο/η δικαιούχος υποβάλλει στη Μ.Ο.Δ.Υ. όλα τα σχετικά παραστατικά (όπως εξοφλημένα τιμολόγια) και δικαιολογητικά για την απόδοση.
Δεν επιτρέπεται η έκδοση Χ.Ε.Π. σε δικαιούχο που, για οποιονδήποτε λόγο, δεν έχει αποδώσει εμπροθέσμως προηγούμενη προκαταβολή που έχει λάβει.
Σε προγράμματα με διάρκεια μικρότερη του έτους, η προθεσμία απόδοση της προκαταβολής δεν μπορεί να υπερβαίνει την ημερομηνία λήξης του προγράμματος.