Για την διαχείριση των Έργων Παροχής Υπηρεσιών από τα Εργαστήρια και με στόχο την αποτελεσματική και ορθολογική λειτουργία τους, συστήνεται η ακόλουθη οργανωτική δομή:
Το αρμόδιο Πανεπιστημιακό Όργανο, κατά περίπτωση Κοσμητεία ή Γ.Σ. του Τμήματος, αποφασίζει σχετικά με την καταλληλότητα και την εμπειρία της προτεινόμενης ομάδας και εξασφαλίζει ότι η παροχή υπηρεσίας δεν γίνεται σε βάρος του εκπαιδευτικού και ερευνητικού έργου του Ε.Υ.
Το αντίστοιχο όργανο προβλέπεται να έχει τις εξής αρμοδιότητες:
- τον εποπτικό έλεγχο όλων των έργων που εκτελούνται
- τη διαχείριση παραπόνων και διαφορών με τους συναλλασσόμενους, όταν το θέμα δενμπορεί να το χειριστεί αποκλειστικά ο Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου
Ο Επιστημονικός Υπεύθυνος του Έργου, που θα είναι υποχρεωτικά σε κάθε περίπτωση μέλος ΔΕΠ του τμήματος, και θα έχει τις εξής βασικές αρμοδιότητες:
- τη συνολική ευθύνη για την εκτέλεση του συγκεκριμένου έργου
- την άμεση συνεργασία με το Γραφείο Καινοτομίας & Μεταφοράς Τεχνογνωσίας του Ιδρύματος
- την παρακολούθηση της διαθεσιμότητας τόσο της υλικοτεχνικής υποδομής, όσο και του Ανθρώπινου δυναμικού, όσον αφορά τα έργα παροχήςυπηρεσιών
- την κοστολόγηση του έργου
- την παρακολούθηση και τήρηση των χρονοδιαγραμμάτων
- τη διαχείριση παραπόνων και διαφορών με τους συναλλασσόμενους
- την ευθύνη για το Marketing του Εργαστηρίου σε συνεργασία με το Γραφείο Καινοτομίας & Μεταφοράς Τεχνογνωσίας
- την τήρηση αρχείων ή βάσεων δεδομένων σχετικά με τα έργα παροχής υπηρεσιών του Εργαστηρίου
- την παρακολούθηση της κίνησης του λογαριασμού από τα έργα παροχής υπηρεσιών του Εργαστηρίου
- τη σύνθεση της Ομάδας Εργασίας
- τον προσδιορισμό του έργου και των παραδοτέων για κάθε μέλος της ομάδας
- την ευθύνη της κοστολόγησης του έργου και της τήρησης του χρονοδιαγράμματος.
- Υπογράφει τις σχετικές συμβάσεις παροχής υπηρεσιών
Οι Ερευνητικές Ομάδες μπορεί να είναι ανεξάρτητες οµάδες ερευνητών µε κοινό εξειδικευμένο ερευνητικό ενδιαφέρον το οποίο ανήκει στο ευρύτερο αντικείμενο του Εργαστηρίου. Οι ερευνητικές οµάδες λειτουργούν στα πλαίσια του Εσωτερικού Κανονισμού του Εργαστηρίου και της ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ και εποπτεύονται από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο που είναι µέλος του Εργαστηρίου.
Τα συνταξιοδοτηθέντα μέλη του προσωπικού του Πανεπιστημίου Πατρών και οι Ομότιμοι Καθηγητές του δεν δύνανται να είναι Ε.Υ. δραστηριοτήτων μονάδων παροχής υπηρεσιών. Μπορούν όμως να συμμετέχουν στις εν λόγω δραστηριότητες ως εξωτερικοί συνεργάτες.
Συνεπώς, και εφόσον αυτοί κρίνουν, ότι η σχετική δραστηριότητα παροχής υπηρεσίας πρέπει να συνεχιστεί και μετά τη συνταξιοδότησή τους, θα πρέπει να ζητούν από το αρμόδιο όργανο την αντικατάστασή τους από ενεργό μέλος ΔΕΠ, με εμπειρία στην εν λόγω δραστηριότητα, πριν αποχωρήσουν από την ενεργό υπηρεσία.
Για την αντικατάσταση αυτή απαιτείται τελικά και η έγκριση του συλλογικού οργάνου του Τμήματος καθώς και η έγκριση του 7μελούς Ειδικού Οργάνου του ΕΛΚΕ (Αποφ. υπ’ αριθμ. 323/19.03.2012).