5.1.Προτεινόμενη Μεθοδολογία & Προδιαγραφές Διασφάλισης Ποιότητας: Τεχνικές Διαδικασίες Ελέγχων, Μετρήσεων, Αναλύσεων, Χαρακτηρισμών, Μελετών, Χρησιμοποιούμενα Όργανα & Υλικά, Χρόνοι Παράδοσης των Αποτελεσμάτων
Η μεθοδολογία διασφάλισης της ποιότητας και της διακρίβωσης των οργάνων των Εργαστηρίων προτείνεται να προβλέπει τακτικούς ελέγχους των οργάνων σύμφωνα με τις ισχύουσες εθνικές, ευρωπαϊκές και διεθνείς προδιαγραφές.
Οι τεχνικές διαδικασίες ελέγχων, μετρήσεων, αναλύσεων, χαρακτηρισμών, μελετών, θα είναι αυτές που προβλέπονται από τις αντίστοιχες εθνικές, ευρωπαϊκές και διεθνείς προδιαγραφές.
Ο Ε.Υ. του κάθε Εργαστηρίου θα έχει τον εποπτικό έλεγχο των έργων του και θα εξασφαλίζει ότι η χρήση των οργάνων και των υλικών δεν γίνεται σε βάρος του εκπαιδευτικού και ερευνητικού έργου.
Η χρησιμοποίηση ειδικών οργάνων του Εργαστηρίου επιτρέπεται μόνο στο προσωπικό του εργαστηρίου ή άλλους ερευνητές που έχουν ειδική επί των οργάνων αυτών εκπαίδευση και εξουσιοδότηση από τον Διευθυντή.
Τα όργανα και τα υλικά που χρησιμοποιούνται από τα αντίστοιχα Εργαστήρια καθώς και οι συγκεκριμένες τεχνικές διαδικασίες που εφαρμόζονται ανά Εργαστήριο/Υπηρεσία περιγράφονται σε ειδικό κατάλογο που εκδίδει το κάθε Εργαστήριο.
Οι χρόνοι παράδοσης θα καθορίζονται με βάση την διαθεσιμότητα της υλικοτεχνικής υποδομής, του ανθρώπινου δυναμικού και τη φύση του κάθε έργου και θα προβλέπεται στην σχετική σύμβαση.
5.2. Υποχρεώσεις Ερευνητικής Ομάδας
Η ευθύνη για τη μη-τήρηση των υποχρεώσεων των εργαζομένων σε κάθε έργο παροχής υπηρεσιών ανήκει στον Επιστημονικό Υπεύθυνο του Έργου, ο οποίος αναλαμβάνει τη σύνθεση της Ε.Ο. και την κατανομή του έργου στα μέλη της ομάδας.
Στην ομάδα εργασίας μπορούν να συμμετέχουν τόσο μέλη του εργαστηρίου, όσο και εξωτερικοί συνεργάτες. Ο Επιστημονικός Υπεύθυνος του Έργου σε συνεργασία με τον Διευθυντή του Εργαστηρίου θα εξασφαλίζει ότι η παροχή υπηρεσιών εκ μέρους των μελών του Εργαστηρίου δεν γίνεται σε βάρος του κύριου έργου τους, που είναι το εκπαιδευτικό και το ερευνητικό έργο στο πλαίσιο λειτουργίας του Ιδρύματος.
Σε κάθε περίπτωση, η ερευνητική ομάδα του εκάστοτε Εργαστηρίου καθώς και τα έργα τους οφείλουν να ακολουθούν τον Κώδικα Ηθικής και Δεοντολογίας του Πανεπιστημίου Πατρών.
5.3. Ασφάλεια & Υγιεινή Εργαζομένων & Προστασία Περιβάλλοντος Χώρου
Σύμφωνα με το ν. 3850/2010 (ΦΕΚ 84 Α΄/02-06-2010) «Κύρωση του Κώδικα Νόμων για την Υγεία και την Ασφάλεια των Εργαζομένων», το Πανεπιστήμιο οφείλει να προστατεύει και να προάγει την υγεία και την ασφάλεια των εργαζομένων σε αυτό και των φοιτητών του.
Στο Νόμο καθορίζονται μεταξύ άλλων, οι γενικές αρχές για την εξάλειψη των συντελεστών κινδύνου στον εργασιακό χώρο με σκοπό την προστασία της υγείας και της ασφάλειας του ανθρώπινου δυναμικού, καθώς και οι κανόνες για την εφαρμογή των γενικών αυτών αρχών.
5.4. Πληροφορίες & Τήρηση Του Επιχειρηματικού Απορρήτου
Για την προστασία του επιχειρηματικού απόρρητου και των συμφερόντων της αντισυμβαλλόμενης επιχείρησης, προβλέπεται ειδικό άρθρο στο υπόδειγμα σύμβασης με τρίτους στο οποίο η επιχείρηση χαρακτηρίζει το βαθμό εμπιστευτικότητας των πληροφοριών που θα πρέπει να διαθέσει για την ολοκλήρωση του έργου.
Οι πληροφορίες θα χαρακτηρίζονται είτε ως πληροφορίες ιδιαίτερα εμπιστευτικές είτε απλά ως εμπιστευτικές, είτε ως μη εμπιστευτικές. Στην πρώτη περίπτωση, το Εργαστήριο δεν θα έχει κανένα δικαίωμα άλλης άμεσης ή έμμεσης χρήσης των πληροφοριών πέραν του συγκεκριμένου έργου που θα αφορά η σύμβαση, στην δεύτερη περίπτωση θα μπορεί να κάνει έμμεση χρήση των πληροφοριών με τους όρους που προβλέπει η σύμβαση (δημοσιεύσεις, στατιστικές μελέτες κ.α.), ενώ στην τρίτη περίπτωση το Εργαστήριο θα μπορεί να χρησιμοποιήσει τις πληροφορίες με όποιο τρόπο αυτό θελήσει.
Σε κάθε περίπτωση τα ως άνω, θα πρέπει να εναρμονίζονται σύμφωνα με τον Κανονισμό (ΕΕ) 2016/679 και τον ν.4624/2019 (ΦΕΚ Α’ 137/29.8.2019)
5.5. Διαχείριση & Αποθήκευση των Πληροφοριών
Η διαχείριση και η αποθήκευση των πληροφοριών για κάθε έργο θα γίνεται από τον Ε.Υ. του Έργου, ο οποίος και θα είναι ο αποκλειστικά υπεύθυνος έναντι του αντισυμβαλλόμενου για την τήρηση των σχετικών όρων του άρθρου για το επιχειρηματικό απόρρητο όπως παραπάνω.
5.6.Διαδικασίες Προμήθειων Υλικών & Εξοπλισμού και Υπεργολαβικής Ανάθεσης σε Τρίτους
Οι διαδικασίες προμηθειών υλικών και εξοπλισμού και υπεργολαβικής ανάθεσης σε τρίτους θα γίνεται σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στις αποφάσεις που διέπουν την οργάνωση και λειτουργία της Επιτροπής Ερευνών σύμφωνα με τον Ν. 4485/2017, όπως αυτός έχει τροποποιηθεί (Ν. 4653/2020), τον ν. 4412/2016 και τον ισχύων Οδηγό Χρηματοδότησης
5.7. Διαχείριση & Αποθήκευση Υλικών
Η διαχείριση και αποθήκευση των υλικών, απαραίτητων για την παροχή υπηρεσιών είναι ευθύνη του Επιστημονικού Υπεύθυνου του Έργου. Η αποθήκευση θα γίνεται σε κατάλληλους χώρους/αποθήκες που θα τηρούν τους ανάλογους, με τη φύση και το είδος των υλικών, όρους ασφαλείας. Ο Ε.Υ. του Έργου θα έχει επίσης τη συνολική ευθύνη από πλευράς του Εργαστηρίου για τον έλεγχο των αποθεμάτων (stock) και τις διαδικασίες παραγγελιών.
5.8. Διαχείριση Παραπόνων
Η διαχείριση παραπόνων και διαφορών με τους πελάτες είναι καταρχήν αρμοδιότητα του Επιστημονικού Υπεύθυνου του Έργου. Στην περίπτωση που το πρόβλημα δεν μπορεί να επιλυθεί, θα το αναλαμβάνει ο Διευθυντής του Εργαστηρίου σε συνεργασία με τον Επιστημονικό Υπεύθυνο του Έργου.