Για την Οργάνωση του Λογιστηρίου των Έργων Παροχής Υπηρεσιών των Εργαστηρίων, υπεύθυνη είναι η Επιτροπή Ερευνών, σύμφωνα με τον ν. 4485/2017 (ΦΕΚ Α’ 114/04.08.2017) «Οργάνωση και λειτουργία της ανώτατης εκπαίδευσης, ρυθμίσεις για την έρευνα και άλλες διατάξεις» και τον ισχύοντα Οδηγό Χρηματοδότησης της Επιτροπής Ερευνών.
3.1.Ανάλυση Κόστους Παροχής Υπηρεσιών & Τιμολόγηση Προσφερόμενων Υπηρεσιών
Οι Τιμές ανά Κατηγορία Προσφερόμενης Υπηρεσίας θα γίνεται με τρόπο ώστε να καλύπτεται το κόστος των επιλέξιμων δαπανών για τα έργα παροχής υπηρεσιών.
Στις τεκμηριωμένες δαπάνες, όπως προβλέπεται στο Π.Δ. 159/1984, εντάσσονται τα παρακάτω:
- Αμοιβές Προσωπικού
- Αγορά / Απόσβεση Εξοπλισμού [π.χ. επιστημονικά όργανα, αγορά τεχνογνωσίας κ.λπ.]
- Αναλώσιμα / Κατασκευαστικά Υλικά
- Μετακινήσεις
- Γενικά Έξοδα
Κάθε εργαστήριο/μονάδα Παροχής Υπηρεσίας εκδίδει αναλυτικό κατάλογο των προσφερόμενων υπηρεσιών και το αντίστοιχο κοστολόγιο (ανά μονάδα προσφερόμενης υπηρεσίας) σύμφωνα με τα παραπάνω και αποκλειστικά για υπηρεσίες που έχουν εγκριθεί στην ιδρυτική της διαδικασία. Εντός του Καταλόγου θα πρέπει να αναφέρονται κατ’ ελάχιστον τα παρακάτω:
- Περιγραφή προσφερόμενης υπηρεσίας
- Μονάδα Μέτρησης
- Κόστος ανά μονάδα προσφερόμενης υπηρεσίας (καθαρή αξία)
- Προσωπικό υπεύθυνο για την ανάλυση
Ο κατάλογος αυτός, κοινοποιείται στον ΕΛΚΕ κατά την υποβολή αίτησης για έναρξη παροχής υπηρεσίας του Εργαστηρίου (βλ. Ενότητα 3.3) για την ορθότερη παρακολούθηση των εσόδων των έργων παροχής υπηρεσιών.
3.2 Τιμές ανά Ανθρωποώρα Απασχόλησης
Η αμοιβή των βασικών κατηγοριών προσωπικού (A.Π.) που απασχολούνται στα Εργαστήρια του Ιδρύματος σε €/ώρα υπολογίζεται με βάση τον γενικό τύπο:
Α.Π. = Ετήσιες Μεικτές Αποδοχές (ΕΜΑ) / Σύνολο Ελάχιστων Παραγωγικών Ωρών (ΣΕΠΩ)
Στις κατηγορίες προσωπικού που απαιτείται, το ποσόν της αμοιβής περιλαμβάνει τις ασφαλιστικές τους εισφορές και 24%το αναλογούν ΦΠΑ. Ανά κατηγορία απασχολούμενων, αυτό διαμορφώνεται ως εξής:
Κατηγορίες Προσωπικού |
ΜΕΛΗ ΔΕΠ |
Ε.E.ΔΙ.Π. |
Ε.Τ.Ε.Π. |
ΙΔΑΧ /
Δημόσιοι- Διοικητικοί |
Ετήσιες παραγωγικές ώρες | 1.720 | |||
Ισοδύναμο Πλήρους
Απασχόλησης (ΙΠΑ) |
0,45 | 0,55 | 0,65 | 1 |
Ετήσιες παραγωγικές
ώρες/κατηγορία |
774 | 946 | 1.118 | 1.720 |
Οι αμοιβές του προσωπικού θα εξετάζονται και θα αναπροσαρμόζονται κατάλληλα στο τέλος κάθε οικονομικού έτους και θα είναι σύμφωνες με τα εκάστοτε ισχύοντα στον «Οδηγό Χρηματοδότησης» του Πανεπιστημίου Πατρών.
3.3. Διαδικασία Έναρξης Μονάδας Παροχής Υπηρεσίας/ Εργαστηρίου Παροχής Υπηρεσίας
3.3.1 Επιτροπή Παροχής Υπηρεσιών (Ε.Π.Υ)
Η Επιτροπή ορίζεται από το Επταμελές Ειδικό Όργανο της ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ, με 3ετή θητεία, εξετάζει την κάθε πρόταση και προτείνει τεκμηριωμένα την αποδοχή της ή όχι και τη χορήγηση του αντίστοιχου κωδικού. Ο εκάστοτε οριζόμενος Πρόεδρος της Επιτροπής, συντονίζει το έργο της.
Στόχος της επιτροπής, είναι:
- να συµβάλλει στον καλύτερο συντονισµό οµοειδών εργαστηρίων,
- να προωθεί την υλοποίηση παροχής υπηρεσιών υψηλού τεχνολογικού και ακαδημαϊκού επιπέδου και θα είναι σύμφωνες με τους κανόνες Βιοηθικής
- να προωθεί τη διεξαγωγή σεµιναρίων και τη δηµιουργία βάσεων δεδοµένων και
- να ενθαρρύνει τη δηµιουργία διατµηµατικών εργαστηρίων.
3.3.2. Υποβολή Αίτησης & Απαραίτητα Δικαιολογητικά
Τόσο τα νέα αιτήματα που υποβάλλονται, όσο και τα αιτήματα τροποποίησης των εν ενεργεία Μονάδων/Εργαστηρίων Παροχής Υπηρεσιών θα πρέπει α. να εμπίπτουν στο πλαίσιο που ορίζει το Π.Δ. 159/1984, β. το συναφές εγκεκριμένο κανονιστικό πλαίσιο του ΠΠ για τα Εργαστήρια Παροχής Υπηρεσίας, καθώς και γ. να συνοδεύονται κατ’ ελάχιστον από τα παρακάτω αναφερθέντα δικαιολογητικά:
- Αίτηση-δήλωση του Επιστημονικού Υπεύθυνου (Παράρτημα Ι)
- Οικονομική ανάλυση παροχής υπηρεσιών, στην οποία θα φαίνεται, κατ’ ελάχιστο, το συνολικό κόστος κάθε υπηρεσίας και η συμπληρωματική αμοιβή
- Την αμοιβή του προσωπικού του Ιδρύματος και η οποία θα εγκρίνεται από το αρμόδιο θεσμικό Όργανο (άρθρο 3, παρ. 1δ, 2 & άρθρο 4 του Π.Δ. 159/1984)
- Αναλυτικό κατάλογο των παρεχόμενων υπηρεσιών με αναφορά στη μεθοδολογία και τον εξοπλισμό που θα χρησιμοποιηθεί
- Έγκριση από την Κοσμητεία, ή τη ΓΣ του Τμήματος των παρεχόμενων υπηρεσιών από το συγκεκριμένο εργαστήριο σύμφωνα με το ν. 4485/2017
- Το ΦΕΚ ίδρυσης ή/και Εσωτερικό Κανονισμό του θεσμοθετημένου Εργαστηρίου (εφόσον υπάρχει)
- Τα συνοπτικά βιογραφικά του μέλους/ων ΔΕΠ που προτείνουν τη δημιουργία του Εργαστηρίου με παράρτημα που θα τεκμηριώνεται η συσχέτιση του επιστημονικού τους έργου με τις προτεινόμενες παρεχόμενες υπηρεσίες
Υποβολή Αίτησης για Έργο Παροχής Υπηρεσιών |
Διαδικασία: |
Κατάλογος Ελέγχου
Α/α | Περιγραφή | Έλεγχος |
1 |
Αίτηση-δήλωση του Επιστημονικού Υπεύθυνου
[για έργο Παροχής Υπηρεσιών από Εργαστήριο/Μονάδα ή από μεμονωμένο μέλος ΔΕΠ] |
|
2 |
Κατάλογο των προτεινόμενων παρεχόμενων υπηρεσιών, των
μεθοδολογιών που θα ακολουθηθούν και του εξοπλισμού που θα χρησιμοποιηθεί |
|
3 |
Υπεύθυνη Δήλωση σε περίπτωση που η παροχή υπηρεσιών δεν απαιτεί τη χρήση των υλικοτεχνικών υποδομών και του εργαστηριακού εξοπλισμού του
Ιδρύματος, από μεμονωμένα μέλη ΔΕΠ |
|
4 |
Οικονομική ανάλυση
Παρακαλούμε για παρατηρήσεις σχετικά με το κόστος: [π.χ. αν συμπεριλαμβάνεται ο ΦΠΑ, πως ορίζεται π.χ. με ανθρωποώρα, πληθυσμό, ανά δείγμα κ.λπ] |
|
5 | ΦΕΚ Ίδρυσης Εργαστηρίου και Εσωτερικού Κανονισμού |
6 |
Έγκριση του Τομέα ή Τμήματος ή Σχολής ή Κοσμητείας, για την παροχή υπηρεσιών |
☐ ΚΟΣΜΗΤΕΙΑ
☐ ΤΟΜΕΑΣ ☐ ΤΜΗΜΑ ☐ ΣΧΟΛΗ |
7 |
Βιογραφικά των μελών ΔΕΠ/ομάδας εργασίας | |
8 | Φόρμα Στοιχείων Εργαστηρίου | |
Συμπληρωματικά Στοιχεία Αξιολόγησης Πρότασης | ||
9 | Οργανωμένο πλάνο ανάπτυξης τριετίας (προαιρετικό) |
Οποιαδήποτε αλλαγή στα παραπάνω (π.χ. πρόσθεση νέας ή αφαίρεση παλαιάς υπηρεσίας, αλλαγή στα οικονομικά μεγέθη κτλ) επιτρέπεται, εφόσον υπάρχει η έγκριση του αρμόδιου οργάνου ( ΤομέαΤμήμα, Σχολή, Κοσμητεία) που ενέκρινε την αρχική πρόταση, πριν γίνει αποδεκτή από τον ΕΛΚΕ.
Σε περίπτωση που η Επιτροπή διαπιστώσει ότι οι προτεινόμενες υπηρεσίες άπτονται θεμάτων ηθικής στην έρευνα, η Επιτροπή δύναται να ζητήσει τη σύμφωνη γνώμη της Επιτροπής Ηθικής και Δεοντολογίας του Πανεπιστημίου Πατρών (http://ehde.upatras.gr/).
3.3.3. Διαδικασία Έγκρισης & Έναρξη Έργου Παροχής Υπηρεσιών
Ο φάκελος εκάστου εργαστηρίου παροχής υπηρεσιών υποβάλλεται στη συνέχεια από τον Ε.Υ. και προωθείται από το αρμόδιο αποφασιστικό όργανο [Επιτροπή Παροχής Υπηρεσιών], στο Επταμελές Όργανο της Επιτροπής Ερευνών.
Διάγραμμα 2: Διαδικασία Έναρξης Μονάδας/ Εργαστηρίου Παροχής Υπηρεσιών & Έναρξη Έργου
Στη συνέχεια ανοίγει κωδικός έργου (ΦΚ) και καλείται ο Ε.Υ. να ορίσει την Ομάδα Εργασίας (Ε.Ο.) στην οποία αναφέρονται όλοι οι εργαζόμενοι που θα παρέχουν την συγκεκριμένη υπηρεσία στη Μονάδα/ Εργαστήριο. Η σύνθεσή της μπορεί να τροποποιείται με εντολή του Ε.Υ. του Εργαστηρίου/ Μονάδας Παροχής Υπηρεσιών.
Συνιστάται στον/ην Ε.Υ. να ξεκινήσει διαδικασίες πιστοποίησης των παρεχόμενων υπηρεσιών, όπου αυτό είναι απαραίτητο ή κρίνεται ότι είναι οικονομικώς εφικτό.
Ο/Η Ε.Υ. της Μονάδας Παροχής Υπηρεσίας/ Εργαστηρίου Παροχής Υπηρεσίας έχει τη συνολική ευθύνη για την καλή εκτέλεση των παρεχόμενων υπηρεσιών, την τήρηση των χρονοδιαγραμμάτων, την παράδοση των αποτελεσμάτων και την κατανομή του συνολικού ποσού που συγκεντρώνεται από τις εν λόγω υπηρεσίες.
Οι συμβάσεις των Έργων Παροχής Υπηρεσιών, όπου αυτές απαιτούνται, υπογράφονται από τον Πρόεδρο της Επιτροπής Ερευνών, τον Ε.Υ. και τον Αναθέτοντα Φορέα σε τρία ισότιμα αντίγραφα. Κατά την προσκόμιση σύμβασης παροχής υπηρεσιών προς την Υπηρεσία της ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ, θα πρέπει να συνοδεύεται από το Διαβιβαστικό Σύμβασης Παροχής Υπηρεσίας [βλ. ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙΙ:
Διαβιβαστικό Σύμβασης Παροχής Υπηρεσιών]
Σύμφωνα με την Απόφαση της αριθμ. 702/06-07-2020 Συνεδρίασης της Επιτροπής Ερευνών, οι Συμβάσεις Παροχής Υπηρεσιών οι οποίες προέρχονται από διαδικασίες δημοσιότητας (διαγωνισμό/ απευθείας ανάθεση/ πρόσκληση/ διακήρυξη κ.λπ.), θα προωθούνται προς υπογραφή από τον Νόμιμο Εκπρόσωπο της ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ, μόνο εφόσον έχουν δρομολογηθεί από τον Επιστημονικά Υπεύθυνο οι απαιτούμενες διαδικασίες για Έναρξη Έργου Μονάδας Παροχής Υπηρεσιών – είτε ως θεσμοθετημένο εργαστήριο, είτε ως μεμονωμένο μέλος ΔΕΠ.
Τέλος, η έγκριση των Συμβάσεων Παροχής Υπηρεσιών από την Επιτροπή Παροχής Υπηρεσιών, για συνολικά ποσά μεγαλύτερα των 10.000 ευρώ/Επιστημονικά Υπεύθυνο ετησίως (καθαρή αξία), είναι υποχρεωτική (Επικαιροποιημένη Απόφ. της αριθμ. 715/04.09.2020 Συνεδρίασης της Επιτροπής Ερευνών).
3.3.3.1. Πιθανές Περιπτώσεις για την Έναρξη Εργαστηρίου/Μονάδας Παροχής Υπηρεσίας και διαχείρισή τους
Σε Τμήματα που δεν έχουν θεσμοθετημένα μεμονωμένα Πανεπιστημιακά Εργαστήρια όπως και στην περίπτωση Τμημάτων που δεν περιλαμβάνουν Τομείς, παρέχεται η δυνατότητα σε μεμονωμένα μέλη ΔΕΠ να παρέχουν υπηρεσίες ως Ε.Υ. με την ίδια όμως διαδικασία που ισχύει για τα θεσμοθετημένα εργαστήρια. Η σχετική αίτηση του Ε.Υ. γίνεται με ειδικό έντυπο Αίτησης – Δήλωσης ( Παράρτημα ΙΙ) που διατίθεται από τον ΕΛΚΕ. Στις περιπτώσεις αυτές ο Δ/ντής του Εργαστηρίου, όπου προβλέπει ο Γενικός Κανονισμός Λειτουργίας των Εργαστηρίων Παροχής Υπηρεσιών, αντικαθίσταται από τον αντίστοιχο Πρόεδρο Τμήματος ή Κοσμήτορα Σχολής.
- Επίσης είναι δυνατή η παροχή υπηρεσιών, η οποία δεν απαιτεί τη χρήση των υλικοτεχνικών υποδομών και του εργαστηριακού εξοπλισμού του Ιδρύματος, από μεμονωμένα μέλη ΔΕΠ και η οικονομική διαχείρισή της να γίνεται από τον ΕΛΚΕ υπό τη μορφή Μονάδων Παροχής Υπηρεσιών.
Στις περιπτώσεις αυτές, το σχετικό αίτημα εκάστου μεμονωμένου μέλους ΔΕΠ θα συνοδεύεται από Υπεύθυνη Δήλωση, στην οποία θα βεβαιώνεται ότι η παρεχόμενη υπηρεσία δεν απαιτεί τη χρήση των υλικοτεχνικών υποδομών και του εργαστηριακού εξοπλισμού του Ιδρύματος.
Διάγραμμα 3: Αναλυτική Ροή Διαδικασίας Έναρξης Εργαστηρίου/ Μονάδας Παροχής Υπηρεσίας & Περιπτώσεις
3.4 Χορήγηση Χρηματικής Ενίσχυσης για την Πιστοποίηση Εργαστηρίων (ISO) από Επιτροπή Ερευνών
Η Επιτροπή Ερευνών του Πανεπιστημίου Πατρών στo πλαίσιo της πολιτικής ανάπτυξης της έρευνας υποστηρίζει την εισαγωγή και κατ’ επέκταση την Πιστοποίηση Συστημάτων Διασφάλισης Ποιότητας (ΣΔΠ) στις ερευνητικές μονάδες του Ιδρύματος (Εργαστήρια – σπουδαστήρια κλπ).
Όπως έχει ήδη αποδειχθεί από την έως σήμερα εμπειρία των Εργαστηρίων του Πανεπιστημίου Πατρών που έχουν ήδη αναπτύξει και εφαρμόσει ΣΔΠ, η εισαγωγή και πιστοποίηση ενός τέτοιου Συστήματος συνεισφέρει στην εισαγωγή σαφών και τεκμηριωμένων διαδικασιών και οδηγιών στην διεκπεραίωση επιστημονικών υπηρεσιών και συμβουλών. Παράλληλα, βοηθά σημαντικά στις σχέσεις και τις συνεργασίες με άλλους ερευνητικούς και αναπτυξιακούς φορείς, αυξάνοντας μεταξύ άλλων την αξιοπιστία των παρεχόμενων υπηρεσιών προς τους φορείς χρηματοδότησης καθώς και την αποτελεσματικότητα του εκάστοτε Εργαστηρίου δεδομένου ότι γίνεται ορθότερη διαχείριση και κατανομή πόρων.
Λαμβάνοντας υπόψη τα παραπάνω οφέλη, η Επιτροπή Ερευνών (Απόφ. της αριθμ. 207/19.10.2007 Συνεδρίασης της Επιτροπής Ερευνών) προτίθεται να συνεχίσει να χρηματοδοτεί μέρος των δαπανών που αφορούν την ανάπτυξη και πιστοποίηση συστήματος διασφάλισης ποιότητας (ενδεικτικά) αναφέρονται:
- Αμοιβές συμβουλευτικών υπηρεσιών για την
- ανάπτυξη του συστήματος ποιότητας του εργαστηρίου και
- ανάπτυξη διαδικασιών – παροχής υπηρεσιών.
- Το κόστος για τη διακρίβωση των οργάνων ή συσκευών του εργαστηρίου.
- Το κόστος του Φορέα πιστοποίησης, που αφορά την πιστοποίηση του εργαστηρίου (ISO 9001).
- Το κόστος του Φορέα Πιστοποίησης, που αφορά την Διαπίστευση του εργαστηρίου.
Απαραίτητη προϋπόθεση για την χρηματοδότηση από την Επιτροπή Ερευνών είναι να έχει ξεκινήσει η διαδικασία ανάπτυξης και πιστοποίησης συστήματος διασφάλισης ποιότητας με πόρους του Εργαστηρίου ή με χρηματοδότηση από ερευνητικό πρόγραμμα. Η οικονομική υποστήριξη της Επιτροπής Ερευνών δεν μπορεί να ξεπερνά το 1/3 του συνολικού κόστους ή το ποσό των 2.500€ (όποιο ποσό είναι μικρότερο).
Απαραίτητα παραστατικά είναι :
- Σύμβαση μεταξύ του νομικού προσώπου (εργαστηρίου) και του φορέα παροχής συμβουλευτικώνυπηρεσιών ή υπηρεσιών πιστοποίησης.
- Αντίγραφα τιμολογίων.
- Παραστατικά εξόφλησης.
- Αντίγραφο του πιστοποιητικού μετά την έκδοσή του.
Οικονομική υποστήριξη μπορούν να λάβουν και εργαστήρια που έχουν εισαγάγει συστήματα διασφάλισης ποιότητας και υποβάλλονται σε επανέλεγχο. Η χρηματοδότηση θα είναι μία (1) ανά τριετία.