1. Η ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ λειτουργεί σε επίπεδο διεύθυνσης και αποτελείται από τα εξής Τμήματα και Μονάδες:
• Τμήμα Λογιστικής & Χρηματοοικονομικών Συναλλαγών (Μονάδα Ταμειακής Διαχείρισης και Μονάδα Λογιστικής Παρακολούθησης)
• Τμήμα Διαχείρισης Έργων (Μονάδα Εθνικών Έργων, Μονάδα Διεθνών Έργων, Μονάδα Λοιπών Έργων και Μονάδα Σχεδιασμού)
• Τμήμα Προμηθειών (Mονάδα Προμηθειών και Mονάδα Ανθρώπινου Δυναμικού)
• Τμήμα Μεταφοράς Τεχνολογίας, Καινοτομίας και Επιχειρηματικότητας
• Τμήμα Διοικητικής & Τεχνικής Υποστήριξης (Mονάδα Μηχανοργάνωσης, Mονάδα Πρωτοκόλλου & Αρχείου και Mονάδα Γραμματείας)
2. Οι αρμοδιότητες της Μ.Ο.Δ.Υ. είναι:
α) η υποστήριξη των οργάνων διοίκησης του Ε.Λ.Κ.Ε. και των Επιστημονικών Υπευθύνων των έργων/προγραμμάτων για την εκπλήρωση της αποστολής του Ε.Λ.Κ.Ε.,
β) η υποβολή εισηγήσεων προς τα όργανα διοίκησης του Ε.Λ.Κ.Ε. για τα θέματα αρμοδιότητας της Μ.Ο.Δ.Υ. και των επιμέρους οργανικών της μονάδων,
γ) η τήρηση των διατυπώσεων δημοσιότητας των αποφάσεων της Επιτροπής Ερευνών και του Προέδρου της Επιτροπής Ερευνών, των λοιπών εγγράφων, πράξεων και συμβάσεων που σχετίζονται με τις δραστηριότητες του Ε.Λ.Κ.Ε., η εκτέλεση των αποφάσεων των οργάνων διοίκησης του Ε.Λ.Κ.Ε. και η παρακολούθηση της τήρησης των διαδικασιών που προβλέπονται στον Οδηγό Χρηματοδότησης και Διαχείρισης,
δ) η κατάρτιση και παρακολούθηση του προϋπολογισμού του Ε.Λ.Κ.Ε. και των αναμορφώσεών του, η παρακολούθηση των προϋπολογισμών των έργων/προγραμμάτων που διαχειρίζεται ο Ε.Λ.Κ.Ε. και η διασφάλιση της ορθής εκτέλεσής τους μέσω της εφαρμογής κατάλληλων ελέγχων και δικλίδων ασφαλείας για την παρακολούθηση των οικονομικών μεγεθών,
ε) η διενέργεια των δημοσιονομικών δεσμεύσεων και η τήρηση του Μητρώου Δεσμεύσεων,
στ) η είσπραξη πάσης φύσεως χρηματοδοτήσεων των έργων/προγραμμάτων που διαχειρίζεται ο Ε.Λ.Κ.Ε. και των ίδιων πόρων του Ε.Λ.Κ.Ε., σύμφωνα με το άρθρο 230, καθώς και η έκδοση τίτλων βεβαίωσης για την είσπραξη απαιτήσεων του Ε.Λ.Κ.Ε., σύμφωνα με τον Κώδικα Είσπραξης Δημοσίων Εσόδων (Κ.Ε.Δ.Ε. ν.δ. 356/1974, Α’ 90),
ζ) ο προσδιορισμός του ύψους των ετήσιων εσόδων του Ε.Λ.Κ.Ε. από ίδιους πόρους και η γνωστοποίηση του ύψους αυτού στην Επιτροπή Ερευνών έως τα τέλη Φεβρουαρίου του επόμενου οικονομικού έτους,
η) η παρακολούθηση των ταμειακών διαχειριστικών διευκολύνσεων σε έργα/προγράμματα του Ε.Λ.Κ.Ε.,
θ) η παρακολούθηση του οικονομικού αντικειμένου των συμβάσεων που συνάπτει ο Ε.Λ.Κ.Ε. με άλλους φορείς,
ι) η διενέργεια των διαδικασιών για τη σύναψη δημοσίων συμβάσεων για την προμήθεια ειδών, την παροχή υπηρεσιών, την εκτέλεση έργων και μελετών σε βάρος των πιστώσεων του προϋπολογισμού έργων/προγραμμάτων που διαχειρίζεται ο Ε.Λ.Κ.Ε., η παρακολούθηση της εκτέλεσης των δημοσίων συμβάσεων και η τήρηση μητρώου προμηθευτών,
ια) η υποστήριξη των διαδικασιών για την επιλογή προσωπικού που απασχολείται σε έργα/προγράμματα του Ε.Λ.Κ.Ε. και η τήρηση μητρώου φυσικών προσώπων που αμείβονται, με οποιαδήποτε συμβατική σχέση, σε βάρος των πιστώσεων του προϋπολογισμού έργων/προγραμμάτων που διαχειρίζεται ο Ε.Λ.Κ.Ε.,
ιβ) ο έλεγχος νομιμότητας και κανονικότητας των δαπανών βάσει των νόμιμων δικαιολογητικών τους σύμφωνα με το άρθρο 254 του ν4957/2022, η εκκαθάριση και η έκδοση ενταλμάτων πληρωμής,
ιγ) ο έλεγχος και η εκκαθάριση αποδοχών, δαπανών μετακίνησης και κάθε είδους αποζημιώσεων για το κάθε είδους προσωπικό που απασχολείται σε έργα/προγράμματα του Ε.Λ.Κ.Ε.,
ιδ) η παρακολούθηση της λογιστικής και διαχειριστικής κίνησης των έργων που διαχειρίζεται ο Ε.Λ.Κ.Ε.,
ιε) η τήρηση των λογιστικών βιβλίων και η σύνταξη των προβλεπόμενων χρηματοοικονομικών καταστάσεων, του απολογισμού και των δημοσιονομικών αναφορών,
ιστ) ο έλεγχος και η εξόφληση των πάσης φύσεως δαπανών, μέσω τραπεζικών επιταγών ή ηλεκτρονικών εντολών μεταφοράς και πίστωσης των λογαριασμών των δικαιούχων, η απόδοση των υπέρ τρίτων κρατήσεων, η διενέργεια συμψηφισμών και η απόδοση στο Δημόσιο και στα οικεία ασφαλιστικά ταμεία των οφειλών των δικαιούχων που αναγράφονται στις σχετικές βεβαιώσεις φορολογικών και ασφαλιστικών οφειλών, η ενημέρωση των δικαιούχων και των φορέων για την έκδοση χρηματικών ενταλμάτων στο όνομά τους και την εξόφλησή τους, καθώς και η τήρηση Μητρώων Κατασχέσεων και Εκχωρήσεων,
ιζ) η χορήγηση φορολογικών βεβαιώσεων, βεβαιώσεων αποδοχών καθώς και κάθε άλλου αναγκαίου εγγράφου, σύμφωνα με το αρχείο που τηρείται στη Μ.Ο.Δ.Υ.,
ιη) η παρακολούθηση της εξέλιξης των οικονομικών μεγεθών του Ε.Λ.Κ.Ε. και η τήρηση των οδηγιών του Γενικού Λογιστηρίου του Κράτους σχετικά με την κατάρτιση και εκτέλεση του προϋπολογισμού του Ε.Λ.Κ.Ε.,
ιθ) η σύνταξη έκθεσης επί διαφωνιών με την Επιτροπή Ερευνών, η υποβολή της στη Γενική Διεύθυνση Δημοσιονομικών Ελέγχων και η κοινοποίησή της στο Συμβούλιο Διοίκησης και τον Πρύτανη του Πανεπιστημίου,
κ) η τήρηση αρχείου των έργων/προγραμμάτων που διαχειρίζεται ο Ε.Λ.Κ.Ε. σε ψηφιακή μορφή,
κα) κάθε άλλη απαραίτητη ενέργεια για τη διοικητική και οικονομική διαχείριση των έργων/προγραμμάτων που υλοποιεί ο Ε.Λ.Κ.Ε.
3. Η Μ.Ο.Δ.Υ. του Ε.Λ.Κ.Ε. στελεχώνεται ανάλογα με τις ανάγκες της:
• Από το προσωπικό του Πανεπιστημίου Πατρών, το οποίο ασκεί αρμοδιότητες που ορίζονται στην παρ 2,
• από προσωπικό που προσλαμβάνεται, ύστερα από απόφαση της Επιτροπής, με συμβάσεις εργασίας ορισμένου χρόνου ή συμβάσεις έργου και αμείβεται από τις πιστώσεις των έργων του Ε.Λ.Κ.Ε.
i. Οι αρμοδιότητες οικονομικού περιεχομένου της Μονάδας ασκούνται καταρχήν από το προσωπικό του Πανεπιστημίου Πατρών. Κατ΄ εξαίρεση και εφόσον τούτο δεν επαρκεί, ασκούνται από προσωπικό που απασχολείται με συμβάσεις εργασίας ορισμένου χρόνου ή συμβάσεις έργου.
4. ii. Τα καθήκοντα του προσωπικού της Μονάδας, που ασκούν αρμοδιότητες οικονομικού περιεχομένου, συμπεριλαμβανομένου του Προϊσταμένου της, είναι ασυμβίβαστα με τα καθήκοντα του διατάκτη και των μελών συλλογικών οργάνων για την αξιολόγηση, τον έλεγχο της καταλληλόλητας των προσφερόντων και των προσφορών τους, τη διενέργεια διαγωνισμών, την αξιολόγηση ενστάσεων και την παραλαβή προμηθειών, υπηρεσιών και έργων.
i. Τα καθήκοντα δέσμευσης πιστώσεων στον οικείο προϋπολογισμό, ελέγχου των δικαιολογητικών, εκκαθάρισης και έκδοσης εντολής πληρωμής δαπανών είναι ασυμβίβαστα με αυτά της εξόφλησής τους.
5. Η Μ.Ο.Δ.Υ. του Ε.Λ.Κ.Ε. τηρεί πληροφοριακό σύστημα υποστήριξης των έργων/προγραμμάτων που διαχειρίζεται, το οποίο εξασφαλίζει:
i. την ηλεκτρονική υποβολή αιτημάτων, εγγράφων, δικαιολογητικών, παραστατικών και λοιπού υποστηρικτικού υλικού από μέρους του Επιστημονικού Υπευθύνου ή μελών της ομάδας έργου,
ii. την ηλεκτρονική διακίνηση και έγκριση αυτών μεταξύ του προσωπικού Μ.Ο.Δ.Υ και των οργάνων διοίκησης του Ε.Λ.Κ.Ε. και
iii. την αρχειοθέτηση αυτών.
Το πληροφοριακό σύστημα αφορά το σύνολο της οικονομικής και διοικητικής διαχείρισης των έργων/ προγραμμάτων που διαχειρίζεται ο Ε.Λ.Κ.Ε.. Δικαίωμα πρόσβασης στο ως άνω σύστημα έχει το προσωπικό, που εργάζεται στη Μ.Ο.Δ.Υ., τα πρόσωπα που συμμετέχουν στα όργανα διοίκησης του Ε.Λ.Κ.Ε., οι Επιστημονικοί Υπεύθυνοι των έργων/ προγραμμάτων που διαχειρίζεται ο Ε.Λ.Κ.Ε., καθώς και εξουσιοδοτημένα μέλη της ομάδας έργου του Επιστημονικού Υπευθύνου.
Oι ειδικότερες λεπτομέρειες χρήσης και λειτουργίας του πληροφοριακού συστήματος, η διαδικασία ηλεκτρονικής υποβολής, διακίνησης και αρχειοθέτησης των εγγράφων, η διαδικασία πιστοποίησης των χρηστών κατά την είσοδό τους, τα δικαιώματα πρόσβασης ανά κατηγορία χρήστη, τα μέτρα διασφάλισης της προστασίας προσωπικών δεδομένων φυσικών προσώπων και άλλα σχετικά θέματα με τη λειτουργία του πληροφοριακού συστήματος προσδιορίζονται στην επόμενη παράγραφο.
6. Ως προς τη συνεργασία της Μ.Ο.Δ.Υ. με τους Επιστημονικούς Υπεύθυνους των έργων, αναφέρονται τα ακόλουθα:
Οι υπηρεσίες που παρέχει η Μ.Ο.Δ.Υ. του Ε.Λ.Κ.Ε. είναι υπηρεσίες συμβουλευτικές για τη διαχείριση, καθώς και υπηρεσίες ελέγχου και παρακολούθησης έργων. Η Μ.Ο.Δ.Υ. δεν παρέχει στους/ις Επιστημονικά Υπευθύνους υπηρεσίες διοικητικής-γραμματειακής υποστήριξης, κατ’ εφαρμογή της γενικής αρχής μη ταύτισης ελέγχοντος και ελεγχόμενου.
7. Η Μ.Ο.Δ.Υ. μεριμνά για αναπροσαρμογή των διαδικασιών και των εντύπων του Ε.Λ.Κ.Ε., όποτε αυτό είναι απαραίτητο λόγω νομοθετικών αλλαγών ή προκύπτει από εκθέσεις ελέγχου ή κρίνεται σκόπιμο για την βελτίωσή τους. Για τις αλλαγές που προκύπτουν, η Μ.Ο.Δ.Υ. οφείλει να ενημερώνει τους/ις Επιστημονικά Υπευθύνους με ανακοινώσεις και μηνύματα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας.
8. Οι δαπάνες, εκκαθαρίζονται και εντέλλονται από τη Μ.Ο.Δ.Υ., βάσει νόμιμων δικαιολογητικών, όπως αυτά ορίζονται από τα Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα (Τιμολόγιο Πώλησης – Τιμολόγιο Παροχής Υπηρεσιών κ.λ.π.), τα οποία υποβάλλονται από τους Επιστημονικούς Υπευθύνους και τα οποία αποδεικνύουν την απαίτηση κατά του Ε.Λ.Κ.Ε. Ο έλεγχος επί των ανωτέρω δαπανών συνίσταται σε έλεγχο νομιμότητας και κανονικότητας αυτών.
9. Στη διαδικασία του ελέγχου-εκκαθάρισης-πληρωμής δαπανών, εντός των ορίων αρμοδιότητας και ευθύνης της Μ.Ο.Δ.Υ. διενεργούνται τα παρακάτω:
α) Έλεγχος νομιμότητας, δηλαδή αν η δαπάνη προβλέπεται από διάταξη νόμου ή εξυπηρετεί λειτουργικές ανάγκες του Ε.Λ.Κ.Ε, ή συντελεί στην εκπλήρωση του σκοπού του Ε.Λ.Κ.Ε., όπως αυτός ορίζεται από τις κείμενες διατάξεις, και υπάρχει για αυτή διαθέσιμη πίστωση.
β) Έλεγχος κανονικότητας, δηλαδή αν η δαπάνη έχει νόμιμα αναληφθεί, η σχετική απαίτηση δεν έχει παραγραφεί και επισυνάπτονται τα νόμιμα δικαιολογητικά. Νόμιμα δικαιολογητικά είναι αυτά που προβλέπονται από τις κείμενες διατάξεις, τις αποφάσεις και οδηγίες του Υπουργού Οικονομικών, καθώς και τον παρόντα Οδηγό. Ο έλεγχος κανονικότητας αποτελεί αποκλειστική ευθύνη της Μ.Ο.Δ.Υ., η οποία εφόσον διαπιστώσει θεραπεύσιμες ελλείψεις δύναται να ζητήσει από τον Επιστημονικό Υπευθύνο συμπληρωματικά στοιχεία, ο οποίος υποχρεούται να τα προσκομίσει αμελλητί. Ως θεραπεύσιμες ελλείψεις λογίζονται ενδεικτικά η εκ παραδρομής μη προσκόμιση κάποιου δικαιολογητικού, η ανυπόγραφη υποβολή συνοδευτικού εντύπου, τυχόν αριθμητικό σφάλμα στην κατάσταση δαπάνης κ.α. Κατά τη διενέργεια του ελέγχου δύναται η αρμόδια για τον έλεγχο υπηρεσία της Μ.Ο.Δ.Υ., να ζητεί κάθε αναγκαία πληροφορία ή στοιχείο.
γ) Κατά τον ασκούντα έλεγχο εξετάζονται και τα παρεμπιπτόντως αναφυόμενα ζητήματα με την επιφύλαξη των διατάξεων για το δεδικασμένο και το Νομικό Συμβούλιο του Κράτους. Τέτοια ζητήματα μπορούν να είναι, ενδεικτικά, τα σχετιζόμενα με αρχές χρηστής διαχείρισης, υπευθυνότητας λογοδοσίας, διαφάνειας και ειλικρίνειας.
δ) Αναφορικά του ζητήματος της σκοπιμότητας αποτελεί, αποκλειστική ευθύνη του Επιστημονικά Υπευθύνου, την οποία αναλαμβάνει με την υπογραφή της σχετικής εντολής πληρωμής.
ε) Εξετάζονται επίσης ενδεχόμενες παρατηρήσεις για ζητήματα επιλεξιμότητας αναφορικά με την τήρηση τυχόν ειδικών όρων του πλαισίου χρηματοδότησης του έργου. Η επιλεξιμότητα των δαπανών αποτελεί ευθύνη του Επιστημονικά Υπευθύνου. Εντούτοις η Μ.Ο.Δ.Υ., στο βαθμό που είναι σε θέση να παρακολουθεί το σύνολο των ειδικών όρων, που σχετίζονται με την υλοποίηση κάθε έργου, διατυπώνει ενδεχόμενες παρατηρήσεις της, τις οποίες γνωστοποιεί εγγράφως στον/στην Επιστημονικά Υπεύθυνο και στην Επιτροπή Ερευνών πριν την εκκαθάριση της δαπάνης.
10. Τον έλεγχο ακολουθεί η πράξη εκκαθάρισης επί του αιτήματος πληρωμής, με την οποία προσδιορίζονται τα δικαιώματα των πιστωτών και στη συνέχεια εκδίδεται τίτλος πληρωμής.
11. Αν στην πράξη εκκαθάρισης επί του αιτήματος πληρωμής ο Π.Ο.Υ του Ε.Λ.Κ.Ε. διαπιστώσει μη πλήρωση των προϋποθέσεων νομιμότητας και κανονικότητας για την πληρωμή μιας δαπάνης, η διάσταση αυτή παραπέμπεται εγγράφως από τον Π.Ο.Υ στην Επιτροπή Ερευνών, η οποία αποφασίζει για την ολική ή μερική πληρωμή ή την απόρριψη της δαπάνης. Σε περίπτωση που η Επιτροπή Ερευνών αποφασίσει την πληρωμή της δαπάνης, εκδίδει σχετική εντολή προς τον Π.Ο.Υ., ο οποίος την εκτελεί. Επιπλέον, αν ο Π.Ο.Υ. εξακολουθεί να διαφωνεί ως προς τη συνδρομή των εν λόγω προϋποθέσεων, τότε συντάσσεται έκθεση διαφωνίας, η οποία υποβάλλεται στη Γενική Διεύθυνση Δημοσιονομικών Ελέγχων, συνοδευόμενη από πλήρη φάκελο αντιγράφων των δικαιολογητικών της σχετικής δαπάνης. Στην περίπτωση αυτή, την ευθύνη ως της τη νομιμότητα της ενέργειας φέρει πλέον ο εντολέας και ο Π.Ο.Υ. απαλλάσσεται των σχετικών ευθυνών. Η ανωτέρω έκθεση κοινοποιείται στο Ελεγκτικό Συνέδριο, στο Συμβούλιο Διοίκησης και τον Πρύτανη/ισσα του Πανεπιστημίου, καθώς και στην Επιτροπή Ερευνών του Ε.Λ.Κ.Ε.
12. Εάν κατά τον έλεγχο των δικαιολογητικών διαπιστώνονται θεραπεύσιμες ελλείψεις, καλείται από τη Μ.Ο.Δ.Υ. ο Ε.Υ. που τα απέστειλε να τις συμπληρώσει αμελλητί. Ως θεραπεύσιμες ελλείψεις λογίζονται ενδεικτικά η εκ παραδρομής μη προσκόμιση κάποιου δικαιολογητικού, η ανυπόγραφη υποβολή συνοδευτικού εντύπου (π.χ. Βεβαίωση καλής εκτέλεσης, Πρωτόκολλο παραλαβής ειδών/υπηρεσιών), τυχόν αριθμητικό σφάλμα στην κατάσταση δαπάνης, κ.ά.
13. Κάθε δαπάνη, στο πλαίσιο υλοποίησης των έργων μέσω του ΕΛΚΕ, πραγματοποιείται σύμφωνα με το ισχύον θεσμικό πλαίσιο και τον παρόντα Οδηγό, τους όρους που αναφέρονται στις αντίστοιχες συμβάσεις, προκηρύξεις κ.λπ. των αναληφθέντων από τον ΕΛΚΕ έργων, τις αποφάσεις και διαδικασίες που ορίζει η Επιτροπή Ερευνών, καθώς και το ισχύον πλαίσιο περί ενίσχυσης της διαφάνειας με την υποχρεωτική ανάρτηση πράξεων και αποφάσεων στο Πρόγραμμα “ΔΙΑΥΓΕΙΑ” ή άλλο πληροφοριακό σύστημα του δημόσιου τομέα, όπου απαιτείται η υποχρέωση εφαρμογής ψηφιακής διαφάνειας (π.χ. ΚΗΜΔΗΣ).
14. Οι δαπάνες εκκαθαρίζονται και εντέλλονται από τη ΜΟΔΥ, βάσει νόμιμων δικαιολογητικών. Τα δικαιολογητικά που αποστέλλονται από τους Επιστημονικά Υπευθύνους πρέπει να φέρουν τις προδιαγραφές που τίθενται από την κείμενη φορολογική νομοθεσία και τα ΕΛΠ, να εκδίδονται ηλεκτρονικά, άλλως να είναι πρωτότυπα (Τιμολόγιο, Τιμολόγιο – Δελτίο Αποστολής, Τιμολόγιο Παροχής Υπηρεσιών, κ.λπ.).
15. Για δαπάνες μετακινήσεων, οι οποίες δεν εμπίπτουν στις διατάξεις του ν. 4412/2016 για τις δημόσιες συμβάσεις, τα δικαιολογητικά εκδίδονται υποχρεωτικά στα στοιχεία του μετακινούμενου – δικαιούχου και πρέπει να είναι εξοφλημένες κατά την κατάθεσή τους στον ΕΛΚΕ.
16. Απαραίτητη προϋπόθεση για την πληρωμή μιας δαπάνης ή αμοιβής από τον ΕΛΚΕ στο δικαιούχο είναι η γνωστοποίηση του ΙΒΑΝ του τραπεζικού λογαριασμού του.