1. Προτάσεις υλοποίησης έργων προς την Επιτροπή Ερευνών μπορούν να προέρχονται από:
• Την Κεντρική Διοίκηση του Ιδρύματος,
• Τις Σχολές ή και τα Τμήματα του Πανεπιστημίου Πατρών,
• Τα Εργαστήρια ή Σπουδαστήρια ή Κλινικές του Πανεπιστημίου, με ή χωρίς τη συvεργασία εξωτερικών ερευνητικών ιδρυμάτων ή παραγωγικών φορέων, δημοσίων ή ιδιωτικών, της ημεδαπής ή της αλλοδαπής,
• Ομάδες ή ερευνητές, μέλη τoυ Πανεπιστημίου Πατρών,
• Μικτές ομάδες ερευνητών / ερευνητριών αποτελούμενες από μέλη τoυ Πανεπιστημίου Πατρών, ερευνητές – μέλη άλλων Α.Ε.I. και λοιπών ερευνητικών ιδρυμάτων, οργανισμών, ΝΠΙΔ, βιομηχανιών της χώρας ή/και της αλλοδαπής.
2. Απαραίτητη προϋπόθεση για την διαχείριση ενός έργου από τον ΕΛΚΕ είναι η εκ των προτέρων ενημέρωση του Τμήματος Διαχείρισης Έργων, Μονάδα για την πρόθεση υποβολής πρότασης από τον εν δυνάμει Ε.Υ. μέσω συμπλήρωσης ειδικής φόρμας. Στην συνέχεια, κατά την υποβολή της πρότασης και τουλάχιστον πέντε εργάσιμες ημέρες πριν την υποβολή, συμπληρώνεται και αποστέλλεται σε ηλεκτρονική μορφή το Έντυπο Υποβολής Πρότασης & Κάλυψης Ίδιας Συμμετοχής, στην ηλεκτρονική διεύθυνση researchsup@upatras.gr. Επιπροσθέτως, στις περιπτώσεις έργων που απαιτείται ίδια συμμετοχή συμπληρώνονται στο προαναφερθέν έγγραφο τα πεδία που αφορούν στον τρόπο κάλυψής της. Στα πεδία αυτά αvαφέρovται ρητά oι δεσμεύσεις πoυ o Επιστημovικά Υπεύθυvoς προτείνει, αναφορικά με τον τρόπo κάλυψης της ιδίας συμμετoχής.
3. Η υποβολή προτάσεων σε τρίτους φορείς γίνεται με μέριμνα και ευθύνη του Επιστημονικά Υπευθύνου και μετά από επικοινωνία με τη ΜΟΔΥ. Η ΜΟΔΥ παρέχει συμβουλευτικές υπηρεσίες, εφόσον της ζητηθούν, σε όλες τις φάσεις υποβολής.
4. Κατά τη σύνταξη μιας πρότασης, ακολουθούνται οι όροι της πρόσκλησης του φορέα χρηματοδότησης και λαμβάνονται υπόψη το κανονιστικό πλαίσιο διαχείρισης και οι διαδικασίες που θα εφαρμοστούν κατά την υλοποίηση του έργου, εφόσον η πρόταση εγκριθεί.
5. Κατά τη σύνταξη του χρονοδιαγράμματος μιας προς υποβολή πρότασης, λαμβάνεται υπόψη και ο απαραίτητος χρόνος για την υλοποίηση ενεργειών οι οποίες απαιτούν εγκρίσεις, όπως οι διαδικασίες επιλογής προσωπικού, καθώς και οι τυχόν άδειες που απαιτούνται από τα αρμόδια όργανα. Το συνολικό χρονοδιάγραμμα του έργου συντάσσεται με τέτοιο τρόπο, ώστε να συμβαδίζουν, κατά το δυνατόν, η αναμενόμενη χρηματοδοτική ροή από το φορέα χρηματοδότησης και η εξόφληση των δαπανών.
6. Κατά τη σύνταξη του προϋπολογισμού, οι υπολογισμοί των οικονομικών μεγεθών, όπως λ.χ. το κόστος της μονάδας εργασίας (ωριαία, μηνιαία κ.λπ.) για κάθε κατηγορία προσωπικού, γίνονται με ακρίβεια, σε πραγματικές τιμές και με βάση ρεαλιστικές προβλέψεις όσον αφορά στον απαιτούμενο χρόνο υλοποίησης ορισμένου έργου.
7. Δεν παραλείπεται η πρόβλεψη του ποσού των Λειτουργικών Εξόδων (overheads), το οποίο αφορά στο έμμεσο λειτουργικό κόστος που δαπανά ο ΕΛΚΕ. Το κόστος αυτό, δεν ταυτίζεται με το κόστος για τη διοικητική υποστήριξη του έργου, το οποίο αποτελεί άμεσο κόστος του έργου και συνυπολογίζεται στις δαπάνες προσωπικού. Οι υπηρεσίες που παρέχει η ΜΟΔΥ είναι υπηρεσίες διαχείρισης, καθώς και υπηρεσίες ελέγχου και παρακολούθησης των έργων.
8. Σε περίπτωση κατά την οποία η πρόσκληση προβλέπει αριθμητικό περιορισμό των προτάσεων που επιτρέπεται να υποβληθούν από το Πανεπιστήμιο, με απόφαση της Επιτροπής Ερευνών τίθεται χρονικός περιορισμός υποβολής των προτάσεων και συγκροτείται ειδική επιτροπή εμπειρογνωμόνων, με γνωστικό αντικείμενο συναφές με το αντικείμενο της πρόσκλησης, η οποία αξιολογεί τις προτάσεις και εισηγείται στην Επιτροπή Ερευνών την κατάταξή τους.