1. Σύμφωνα με τις σχετικές διατάξεις η Μ.Ο.Δ.Υ. του Ε.Λ.Κ.Ε. τηρεί ως κεντρικό πληροφοριακό σύστημα, το σύστημα resCom και τη διαδικτυακή του έκδοση web-resCom, τα οποία αφορούν το σύνολο της οικονομικής και διοικητικής διαχείρισης των έργων και εξασφαλίζουν:
• την ηλεκτρονική υποβολή αιτημάτων, εγγράφων, δικαιολογητικών, παραστατικών και λοιπού υποστηρικτικού υλικού από μέρους του Επιστημονικά Υπεύθυνου ή μελών της ομάδας έργου και συναλλασσόμενων /εξωτερικών συνεργατών ,
• την ηλεκτρονική διακίνηση και έγκριση αυτών μεταξύ του προσωπικού της Μ.Ο.Δ.Υ. και των οργάνων διοίκησης του Ε.Λ.Κ.Ε.,
• την αρχειοθέτηση αυτών.
2. Παράλληλα αναπτύσσονται και συντηρούνται, από το Τμήμα Διοικητικής & Τεχνικής Υποστήριξης, δυναμικές ιστοσελίδες και πλατφόρμες ψηφιοποίησης εσωτερικών και εξωτερικών διαδικασιών της Μ.ΟΔ.Υ. του Ε.Λ.Κ.Ε., όπως ηλεκτρονικών πληρωμών, ηλεκτρονικής διαχείρισης εντύπων, διαχείρισης και ανάρτησης προσκλήσεων ανθρώπινου δυναμικού, πρακτικών αξιολόγησης κ.λπ.
3. Για τη λειτουργία τους, αξιοποιείται το ∆ίκτυο Τηλεµατικής του Πανεπιστηµίου Πατρών (∆Τ του ΠΠ), το σύνολο των δικτυακών υποδοµών και υπηρεσιών τηλεµατικής, το οποίο υποστηρίζει τις απαιτήσεις επικοινωνίας όλων των υπολογιστικών συστηµάτων του ΠΠ. Τα δεδομένα τους τηρούνται σε βάσεις δεδομένων του Ε.Λ.Κ.Ε, με όλα τα απαραίτητα μέτρα φυσικής ασφάλειας που εφαρμόζονται.
4. Το σύστημα resCom επικοινωνεί με πληροφοριακά συστήματα άλλων υπηρεσιών και οργανισμών του δημόσιου και του ιδιωτικού τομέα, όπως, τα πληροφοριακά συστήματα των τραπεζών, το πληροφοριακό σύστημα της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων, το σύστημα του ΕΦΚΑ, την ιστοσελίδα ΔΙΑΥΓΕΙΑ, την Ενιαία Αρxή Πληρωμής, την εφαρμογή myDATA της ΑΑΔΕ και το Κέντρο Διαλειτουργικότητας για την παροχή στοιχείων Μητρώου του Υπουργείου Οικονομικών, όπως Πληροφορίες Φορολογικού Μητρώου Α.Α.Δ.Ε, Αποδεικτικού Φορολογικής Ενημερότητας (ΑΦΕ) και στοιχείων για την επιχειρηματικότητα των μελών ΔΕΠ (Φορολογικό Μητρώο Υπουργείου Οικονομικών Α.Α.Δ.Ε.).
5. Δικαίωμα πρόσβασης ανάλογα με τον ρόλο τους έχει το προσωπικό της Μ.Ο.Δ.Υ., τα μέλη των οργάνων διοίκησης του Ε.Λ.Κ.Ε., οι Επιστημονικά Υπεύθυνοι, επίσης όλοι οι συναλλασσόμενοι (μέσω δυαδικτιακής πλατφόρμας) με την Μ.Ο.Δ.Υ. του Ε.Λ.Κ.Ε.
6. Το πληροφοριακό σύστημα του Ε.Λ.Κ.Ε. διαθέτει επίσης διαδικτυακή πλατφόρμα, στην οποία υπάρχει δυνατότητα να συνδεθούν:
• Οι Επιστημονικά Υπεύθυνοι των έργων,
• Όλοι οι συμβαλλόμενοι στο έργο,
Δυνατότητες και κύριες λειτουργίες του πληροφοριακού συστήματος
7. Το σύστημα διαθέτει τις εξής δυνατότητες:
α. Πρωτοκόλληση των εισερχόμενων σε έντυπη μορφή αιτημάτων, σάρωση και ηλεκτρονική αποθήκευσή τους ως αρχεία εγγράφων στο εισερχόμενο πρωτόκολλο.
β. Πρωτοκόλληση αιτημάτων που λαμβάνονται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με αποθήκευση των αντίστοιχων ηλεκτρονικών αρχείων τους
γ. Καταχώριση και πρωτοκόλληση ηλεκτρονικών αιτημάτων που κατατίθενται μέσω της διαδικτυακής εφαρμογής.
δ. Εσωτερική διακίνηση των αιτημάτων/εγγράφων στα αρμόδια τμήματα της Μ.Ο.Δ.Υ.
ε. Ηλεκτρονική έγκριση αιτημάτων με χρονοσήμανση αντί φυσικών/ψηφιακών υπογραφών.
στ. Ηλεκτρονικός έλεγχος των αιτημάτων.
ζ. Παραγωγή ψηφιακών εγγράφων με ηλεκτρονική σφραγίδα.
η. Ενημέρωση των Ε.Υ. για την πορεία υλοποίησης των αιτημάτων τους μέσω της διαδικτυακής παρακολούθησης των έργων.
8. Οι κύριες λειτουργίες του συστήματος σε επίπεδο διακριτής διαχείρισης κάθε έργου είναι οι ακόλουθες:
α. Εισαγωγή των ερευνητικών και διοικητικών παραμέτρων κάθε έργου μέσω της τήρησης καρτέλας διοικητικών στοιχείων έργου (όπως, φορέας χρηματοδότησης, διάρκεια υλοποίησης, πλαίσιο χρηματοδότησης, ερευνητική περιοχή, φορολογική διάκριση), παρακολούθησης της υλοποίησης του φυσικού αντικειμένου (με ανάλυση σε διακριτά – πακέτα εργασίας, παραδοτέα, δείκτες) προκηρύξεων θέσεων απασχόλησης προσωπικού και καταχώρισης ερευνητικής ομάδας υλοποίησης του έργου.
β. Έλεγχος και παρακολούθηση του συνολικού και κατ’ έτος υλοποίησης προϋπολογισμού του κάθε έργου ανά κατηγορία δαπάνης, μέσω της τήρησης καρτέλας των οικονομικών στοιχείων του έργου (ανάλυση εσόδων – εξόδων, αναλήψεων – δεσμεύσεων – υπολοίπων ανά κατηγορία δαπάνης). Δυνατότητα παράλληλης κατηγοριοποίησης δαπανών σύμφωνα με τους κανόνες επιλεξιμότητας που ορίζονται στο ειδικότερο κανονιστικό ή συμβατικό πλαίσιο διαχείρισης του έργου.
γ. Διαχείριση δημοσίων συμβάσεων και των συμβάσεων απασχόλησης προσωπικού με την εφαρμογή όλων των απαραίτητων ελέγχων, όπως ορίζονται από την ισχύουσα νομοθεσία ή το ειδικότερο κανονιστικό ή συμβατικό πλαίσιο διαχείρισης των έργων.
δ. Διαχείριση οικονομικών στοιχείων (εσόδων, εξόδων, χρηματοδοτήσεων, ταμειακών διευκολύνσεων, τόκων, δεσμεύσεων, κρατήσεων, μεταφορών από έργο σε έργο, τραπεζικών λογαριασμών, προκαταβολών και έκδοση παραστατικών εσόδων όλων των τύπων)
ε. Διαχείριση πληρωμών με την καταχώριση παραστατικών δαπανών, την αυτόματη έκδοση βεβαιώσεων παρακρατήσεων (όπως φόρου εισοδήματος, κρατήσεων υπέρ Ε.Α.Α.ΔΗ.ΣΥ. και Α.Ε.Π.Π.), τη δημιουργία ηλεκτρονικών αρχείων πίστωσης τραπεζικών λογαριασμών δικαιούχων για όλα τα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα, την έκδοση επιταγών καθώς και την παραγωγή αρχείων πίστωσης αμοιβών και απόδοσης φόρων και ασφαλιστικών εισφορών μέσω της Ενιαίας Αρχής Πληρωμής (ΕΑΠ) και εκτός αυτής.
στ. Λογιστική διαχείριση με την αυτόματη παραγωγή λογιστικών άρθρων, όπως δαπανών, φόρων, εισφορών, κλεισίματος χρήσης, την έκδοση λογιστικών καταστάσεων (ισοζύγια, καρτέλες, κ.λπ.), τη διαχείριση παγίων, την αυτόματη παραγωγή Μητρώου παγίων και τη δημιουργία λογιστικών εγγραφών των αποσβέσεων, την ηλεκτρονική ενημέρωση και τήρηση των προβλεπόμενων βιβλίων του Ε.Λ.Κ.Ε. σύμφωνα με τα Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα (Ενδεικτικά Αναλυτικό Καθολικό) καθώς και το Δημόσιο Λογιστικό (ενδεικτικά Μητρώο Δεσμεύσεων).
ζ. Παραγωγή οικονομικών εκθέσεων και απολογισμών (μηνιαία δελτία δαπανών, εξωλογιστικές καταστάσεις, αυτόματες φόρμες παρακολούθησης των δαπανών).
η. Δυνατότητα απομακρυσμένης παρακολούθησης των έργων από τους Ε.Υ. και τους συνεργάτες τους και καταχώρισης διοικητικών και οικονομικών αιτημάτων.
θ. Ηλεκτρονική καταχώριση ωρών απασχόλησης του προσωπικού σε ημερήσια βάση και ηλεκτρονική έκδοση ατομικών φύλλων χρονοχρέωσης, συγκεντρωτικών φύλλων χρονοχρέωσης ατόμου και μηνιαίων εκθέσεων παραχθέντος έργου για όλους τους απασχολούμενους (υφιστάμενο και έκτακτο προσωπικό).
Χρήστες και δικαιώματα χρηστών
9. Χρήστες πληροφοριακού συστήματος – Διαδικασία αυθεντικοποίησης
α. Ενεργοί χρήστες του πληροφοριακού συστήματος καθίστανται όλοι όσοι ανήκουν στο προσωπικό της Μ.Ο.Δ.Υ. του Ε.Λ.Κ.Ε., εφόσον απαιτείται από τη φύση των καθηκόντων που τους έχουν ανατεθεί. Πριν την ανάληψη καθηκόντων τους υπογράφουν σχετική δήλωση εχεμύθειας και εμπιστευτικότητας.
β. Το επίπεδο της πρόσβασης (δικαιώματα) κάθε χρήστη στις διάφορες λειτουργίες του resCom (πρωτοκόλληση, έλεγχος, έγκριση, υπογραφή, διακίνηση κ.λπ. εγγράφων σε έντυπη ή ηλεκτρονική μορφή), καθώς και στα σχετικά έγγραφα συναρτάται άμεσα με τη θέση απασχόλησης και τα καθήκοντα που του έχουν ανατεθεί από την Επιτροπή Ερευνών.
γ. Η πρόσβαση στο πληροφοριακό σύστημα γίνεται μέσω του λογαριασμού χρήστη που έχει δημιουργηθεί σε αυτό, με τη χρήση προσωπικού κωδικού πρόσβασης (password) που ορίζεται από τον χρήστη και η πρόσβαση επιτρέπεται μόνο μέσω υπολογιστών, που ανήκουν στον ΕΛΚΕ. Έτσι διασφαλίζεται ότι δεν μπορούν, να συνδεθούν χρήστες/ριες, που δεν ανήκουν στο δίκτυο του ΕΛΚΕ. Ο χρήστης του resCom ευθύνεται ατομικά για την προστασία του λογαριασμού του και την ασφαλή φύλαξη του κωδικού πρόσβασής του, προκειμένου να προστατεύεται η αυθεντικότητα της υπογραφής του.
δ. Σε περίπτωση απώλειας του κωδικού πρόσβασης ή υπόνοιας υποκλοπής του, ο χρήστης του πληροφοριακού συστήματος υποβάλλει αίτηση επαναφοράς του κωδικού πρόσβασης (reset), προς τον Διαχειριστή του συστήματος. Η αίτηση αποστέλλεται με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον προσωπικό λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του χρήστη του Ε.Λ.Κ.Ε.. Στο μήνυμα πρέπει να περιγράφεται αναλυτικά ο λόγος για τον οποίο ζητείται επαναφορά του κωδικού πρόσβασης. Επαναφορά κωδικού χωρίς την τήρηση της παραπάνω διαδικασίας απαγορεύεται.
ε. Η είσοδος στο πληροφοριακό σύστημα resCom καταγράφεται και τηρείται στη βάση δεδομένων του συστήματος.
στ. Το σύστημα καταγράφει τις ενέργειες των χρηστών/ριων, ώστε να μπορεί να γίνει έλεγχος ανά πάσα στιγμή του ιστορικού των κινήσεων.
10. Χρήστες της διαδικτυακής εφαρμογής του πληροφοριακού συστήματος-Διαδικασία δημιουργίας χρήστη και αυθεντικοποίησης
α. Δυνητικοί χρήστες της διαδικτυακής εφαρμογής είναι όλοι όσοι συναλλάσσονται με τον Ε.Λ.Κ.Ε. με την ιδιότητα του Ε.Υ., του συνεργάτη του (που ορίζεται από τον Ε.Υ.) και του απασχολούμενου σε έργο. Η υποβολή αιτημάτων από τον συνεργάτη στο web-πληροφοριακό σύστημα εγκρίνεται υποχρεωτικά από τον Ε.Υ.
β. Η δημιουργία χρήστη web-πληροφοριακού συστήματος πραγματοποιείται με αίτηση του ενδιαφερόμενου. Ειδικά για τον ορισμό συνεργάτη ενός Ε.Υ., η αίτηση μπορεί να υποβληθεί από τον Ε.Υ. ή από τον ίδιο τον συνεργάτη μετά από έγκριση του Ε.Υ.
γ. Η πρόσβαση των χρηστών στη διαδικτυακή εφαρμογή του πληροφοριακού συστήματος πραγματοποιείται μέσω προσωπικών κωδικών πρόσβασης (password) που ορίζονται από τον χρήστη. Ο χρήστης ευθύνεται ατομικά για την προστασία του λογαριασμού του και την ασφαλή φύλαξη του κωδικού πρόσβασής του, προκειμένου να προστατεύεται η αυθεντικότητα της υπογραφής του. Σε περίπτωση απώλειας του κωδικού πρόσβασης ή υπόνοιας υποκλοπής του, ο χρήστης αιτείται αλλαγή κωδικού πρόσβασης από την σελίδα διαδικτυακής εφαρμογής του πληροφοριακού συστήματος. Το σύστημα αποστέλλει προσωποποιημένη σελίδα αλλαγής κωδικού πρόσβασης με ισχύ για τα επόμενα 15 λεπτά. Στο διάστημα αυτό, ο χρήστης εισάγει νέο κωδικό και τον αποθηκεύει. Επαναφορά κωδικού χωρίς την τήρηση της παραπάνω διαδικασίας απαγορεύεται.
δ. Η πρόσβαση στο web-πληροφοριακό σύστημα των απασχολούμενων στα έργα ενεργοποιείται μόνο όταν έχει εγκριθεί και υπογραφεί η σύμβαση τους με τον Ε.Λ.Κ.Ε. Η πρόσβασή τους στο σύστημα αφορά αποκλειστικά ενέργειες προς εκπλήρωση των υποχρεώσεών τους που πηγάζουν από τη σύμβαση απασχόλησής τους.
ε. Η είσοδος στην διαδικτυακή έκδοση του πληροφοριακού συστήματος καταγράφεται και τηρείται στη βάση δεδομένων του συστήματος. Ομοίως καταγράφονται και τηρούνται και οι αιτήσεις αλλαγής κωδικών πρόσβασης.
11. Διαχειριστής του συστήματος
α. Αρμόδιο τμήμα της Μ.Ο.Δ.Υ. για τη διαχείριση του πληροφοριακού συστήματος/web-πληροφοριακού συστήματος είναι στελέχη του Τμήματος Διοικητικής & Τεχνικής Υποστήριξης. Διαχειριστής του πληροφοριακού συστήματος είναι υπάλληλοι του άνω Τμήματος και διαχειριστές που ορίζονται από την ομάδα ανάπτυξης αυτού. Με απόφαση της Επιτροπής Ερευνών, μετά από εισήγηση του Προϊσταμένου της Μ.Ο.Δ.Υ., μπορεί να ορίζονται και επιπλέον υπάλληλοι του ίδιου Τμήματος με δικαιώματα Διαχειριστή.
β. Το Τμήμα Διοικητικής & Τεχνικής Υποστήριξηςέχει την ευθύνη διαφύλαξης όλων των δεδομένων που τηρούνται σε αυτό. Στα καθήκοντά του περιλαμβάνονται ιδίως τα ακόλουθα:
• Η μέριμνα για την τήρηση των όρων της ισχύουσας πολιτικής ασφάλειας σε ό,τι αφορά τα πληροφοριακά συστήματα του Ε.Λ.Κ.Ε.,
• Η εποπτεία της ασφαλούς λειτουργίας του πληροφοριακού συστήματος, καθώς και η πρόληψη και αποτροπή κακόβουλων ενεργειών σε αυτό,
• Η εποπτεία της εξουσιοδοτημένης πρόσβασης στο πληροφοριακό σύστημα και η επαναφορά κωδικών χρηστών με τις διαδικασίες που περιγράφονται ανωτέρω,
• Η υποβολή εισηγήσεων για την προμήθεια του αναγκαίου εξοπλισμού για την ομαλή λειτουργία του πληροφοριακού συστήματος,
• Η υποβολή εισηγήσεων για αναγκαίες αναβαθμίσεις ή παραμετροποιήσεις του συστήματος, σύμφωνα με τις διοικητικές ανάγκες που διαπιστώνονται από τα αρμόδια τμήματα της Μ.Ο.Δ.Υ.,
• Η τεχνική υποστήριξη των χρηστών του πληροφοριακού συστήματος.
Διαδικασία διεκπεραίωσης ηλεκτρονικών αιτημάτων
Η σύνδεση στη διαδικτυακή εφαρμογή του πληροφοριακού συστήματος δίνει τη δυνατότητα παρακολούθησης των διοικητικών και οικονομικών στοιχείων των έργων, καθώς και τη δυνατότητα ηλεκτρονικής υποβολής αιτημάτων. Συνοπτικά οι ενέργειες που μπορούν, να κάνουν οι Επιστημονικά Υπεύθυνοι ηλεκτρονικά μέσω της πλατφόρμας είναι:
• Κατάθεση συνολικών ή ετήσιων προϋπολογισμών των έργων.
• Αιτήματα καταχώρησης συμβάσεων
• Συμπλήρωση και κατάθεση φύλλων χρονοχρέωσης προσωπικού.
• Αιτήματα μετακινήσεων.
• Αιτήματα πληρωμής προσωπικού, εξόδων μετακινήσεων και προμηθειών.
• Αιτήματα αναθέσεων
• Διοικητικά αιτήματα
• Αιτήματα ταμειακών διευκολύνσεων
Οι δυνατότητες που παρέχονται:
α. Το πληροφοριακό σύστημα μέσω της διαδικτυακής του εφαρμογής web παρέχει τη δυνατότητα ηλεκτρονικής υποβολής αιτημάτων (με επισύναψη των σχετικών δικαιολογητικών) από τους Ε.Υ. των έργων. Αυτά γίνονται διαθέσιμα, εφόσον υποβληθούν από τους Επιστημονικά Υπευθύνουε για διεκπεραίωση από το προσωπικό της Μ.Ο.Δ.Υ.. Σε περίπτωση, που δεν γίνουν αποδεκτά ή χρειάζονται συμπληρωματική επεξεργασία, ενημερώνεται ο Επιστημονικά Υπεύθυνος ώστε να κάνει τις διορθωτικές ενέργειες που απαιτούνται.
Σημειώνεται ότι αιτήματα μπορούν να υποβάλλουν μόνο οι Επιστημονικά Υπεύθυνοι – οι συνεργάτες/ιδες τους μπορούν να ετοιμάσουν τα αιτήματα, όμως αυτά θα πρέπει τελικά να υποβληθούν από τους Επιστημονικά Υπευθύνους.
Όπου απαιτείται κατά την καταχώρηση των αιτημάτων, υπάρχει η δυνατότητα να κατατεθούν συνοδευτικά έντυπα/δικαιολογητικά των παραπάνω ενεργειών.
Η διεκπεραίωση του αιτήματος γίνεται μέσω του web-πληροφοριακού συστήματος και η ταυτοποίηση του αιτούντος πραγματοποιείται με τους προσωπικούς του κωδικούς. Με την ταυτοποίηση του χρήστη, το αίτημα λαμβάνει χρονοσήμανση από το σύστημα και καταγράφεται στη βάση δεδομένων της καταχώρισης.
β. Αρχικά, τα αιτήματα ελέγχονται από το σύστημα ως προς την εγκυρότητα και την ορθότητά τους, και ακολούθως καταχωρούνται στο σύστημα λαμβάνοντας μοναδικό αριθμό πρωτοκόλλου. Στη συνέχεια, ανάλογα με τις ρυθμίσεις που έχουν οριστεί στο σύστημα, εμφανίζονται ως αιτήματα σε κατάσταση αναμονής στο αρμόδιο τμήμα που καλείται να διεκπεραιώσει τη διαδικασία.
γ. Ο χειριστής του ΕΛΚΕ, μέσω του πληροφοριακού συστήματος έχει τη δυνατότητα μέσα από το πληροφοριακό σύστημα να προχωρήσει σε περαιτέρω έλεγχο των στοιχείων που έχει υποβάλει ο Ε.Υ. του έργου, π.χ. έλεγχο των επισυναπτόμενων δικαιολογητικών (ενδεικτικά, τιμολόγια, παραστατικά δαπανών, οικονομικές προσφορές) καθώς και να ζητήσει διευκρινήσεις ή αλλαγές στο αίτημα, αν αυτό κριθεί αναγκαίο.
δ. Στις περιπτώσεις που ένα αίτημα πρέπει να ελεγχθεί από περισσότερους χρήστες, εφαρμόζεται μία διαδικασία διαδοχικής ηλεκτρονικής έγκρισης στο πληροφοριακό σύστημα από κάθε χρήστη, με το κάθε στάδιο να λαμβάνει την απαραίτητη χρονοσήμανση. Για το σκοπό αυτό, έχουν προβλεφθεί θέσεις ευθύνης και εργασίας (όπως, Πρόεδρος Επιτροπής Ερευνών, Π.Ο.Υ., Προϊστάμενος Οικονομικής Διαχείρισης) στις οποίες έχουν απονεμηθεί αποκλειστικά δικαιώματα. Μέσω της ως άνω διαδικασίας καταχωρείται ηλεκτρονικά το ονοματεπώνυμο του χρήστη που εγκρίνει και η ημερομηνία έγκρισης. Με αυτόν τον τρόπο, προβλέπεται διακριτή έγκριση από τον κάθε αρμόδιο φυσικό πρόσωπο (επισημαίνεται με χρονοσήμανση), ώστε να μην είναι εφικτό να προχωρήσει ένα αίτημα αν δεν έχει ολοκληρωθεί το αμέσως προηγούμενο στάδιο έγκρισης.
ε. Για κάθε αίτημα, το σύστημα παράγει και αποθηκεύει σε μορφή pdf όλα τα απαραίτητα έγγραφα. Στα παραγόμενα pdf αποτυπώνονται οι εγκρίσεις με το ονοματεπώνυμο του κάθε χρήστη και την ημερομηνία έγκρισης. Τα παραγόμενα έγγραφα δυναται να φέρουν την ηλεκτρονική σφραγίδα του Ε.Λ.Κ.Ε.
Για αιτήσεις και εγκρίσεις, (εντάλματος) που υποβάλλονται ή χορηγούνται μέσω του πληροφοριακού συστήματος από πιστοποιημένους χρήστες (Ε.Υ, Π.Ο.Υ, Πρόεδρος Επιτροπής κ.α), γίνεται δεκτή η υποκατάσταση τη φυσικής υπογραφής από την ηλεκτρονική υποβολή του αιτήματος ή την ηλεκτρονική χορήγηση της έγκρισης.
17. Αναγνωριστικά και προδιαγραφές μοναδικότητας, γνησιότητας και αυθεντικότητας των παραγόμενων μέσω εγγράφων του πληροφοριακού συστήματος.
α. Μέσω του συστήματος εξασφαλίζεται η ασφαλής μονοσήμαντη σύνδεση κάθε ενέργειας με συγκεκριμένο χρήστη και η ασφαλής χρονοσήμανση αυτής.
β. Κάθε χρήστης της εφαρμογής κατά τη διαδικασία δημιουργίας λογαριασμού στο δίκτυο του Ε.Λ.Κ.Ε. του Πανεπιστημίου Πατρών λαμβάνει μοναδικό λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email account), το οποίο μαζί με το όνομα χρήστη αποτελούν και το αναγνωριστικό για το σύστημα ασφάλειας της εφαρμογής. Το μοναδικό αυτό αναγνωριστικό συνδέεται με το μοναδικό αριθμό που ο εξουσιοδοτημένος διαχειριστής της πλατφόρμας έχει αποδώσει στον χρήστη, ώστε τα δικαιώματά του να παράγονται δυναμικά ανάλογα με τις αρμοδιότητες, τα καθήκοντα, τη σχέση απασχόλησης και τα λοιπά δεδομένα της ατομικής καρτέλας του χρήστη στο Μητρώο της εφαρμογής.
γ. Για λόγους ασφαλείας, το πληροφοριακό σύστημα είναι προσβάσιμο, μόνο από το εσωτερικό δίκτυο του Ε.Λ.Κ.Ε. Επιπλέον, μέσω της εφαρμογής TeamViewer, οι χρήστες μπορούν να συνδέονται από οπουδήποτε με ασφάλεια στους προσωπικούς τους υπολογιστές προκειμένου να αποκτήσουν πρόσβαση στο πληροφοριακό σύστημα. Η σύνδεση μέσω TeamViewer παρέχει πλήρη ασφάλεια, λόγω της κρυπτογράφησης των δεδομένων της επικοινωνίας, της χρήσης ισχυρών κωδικών πρόσβασης και των συνεχών ανανεώσεων του λογισμικού.
δ. Κάθε έγγραφο που παράγεται και υπογράφεται μέσω του πληροφοριακού συστήματος, φέρει την προβλεπόμενη από την κείμενη νομοθεσία υπογραφή ή/και σφραγίδα, ανάλογα με τον τρόπο διεκπεραίωσής του (ηλεκτρονικά ή εντύπως).
18. Προσωπικά δεδομένα
α. Στο πληροφοριακό σύστημα καταγράφονται τα προσωπικά δεδομένα, που είναι απολύτως απαραίτητα για τους σκοπούς του Ε.Λ.Κ.Ε., οι οποίοι προκύπτουν από τις κείμενες διατάξεις σχετικά με τη λειτουργία του (διεξαγωγή προσκλήσεων και διαγωνισμών, σύναψη συμβάσεων, εκτέλεση πληρωμών, έκδοση στατιστικών στοιχείων).
β. Υπάρχει ειδική μέριμνα για την προστασία των φυσικών προσώπων των οποίων επεξεργάζεται τα προσωπικά δεδομένα, στην αναγνώριση των κινδύνων που ενέχει η επεξεργασία προσωπικών δεδομένων που πραγματοποιεί ο Ε.Λ.Κ.Ε. και την εφαρμογή αντιμέτρων για τον μετριασμό των εν λόγω κινδύνων, καθώς και στην εφαρμογή κανόνων και τεχνικών περιορίζοντας την μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση με κάθε τρόπο ώστε να ικανοποιούνται τα νόμιμα δικαιώματα των φυσικών προσώπων, των οποίων τα προσωπικά δεδομένα επεξεργάζεται ο φορέας.
γ. Η πιστοποίηση των χρηστών, καθώς και τα διαφορετικά δικαιώματα πρόσβασης στο σύστημα, διασφαλίζουν ότι τα προσωπικά δεδομένα, αφενός είναι προσβάσιμα μόνο από εξουσιοδοτημένα άτομα, αφετέρου κάθε χρήστης έχει πρόσβαση μόνο σε όσα εξ αυτών είναι απαραίτητα για την εργασία του.
δ. ο Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας του Πανεπιστημίου Πατρών συμμορφώνεται με τις βασικές αρχές επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων, σέβεται τα δικαιώματα των φυσικών προσώπων και διασφαλίζει ότι τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τα οποία έχει στην κατοχή του:
• συλλέγονται για καθορισμένους, ρητούς και νόμιμους σκοπούς, όπως αυτοί αποτυπώνονται στο Αρχείο Δραστηριοτήτων Επεξεργασίας που τηρεί και που συλλέγονται έπειτα από συγκατάθεση του φυσικού προσώπου όπου απαιτείται,
• υφίστανται επεξεργασία μόνο για τους σκοπούς, για τους οποίους έχουν συλλεχθεί ή/ και για νομικούς και κανονιστικούς λόγους ή/ και για την προάσπιση του δημοσίου συμφέροντος,
• δεν υποβάλλονται σε περαιτέρω επεξεργασία πέραν του ορισμένου σκοπού,
• είναι κατάλληλα, συναφή και περιορίζονται στα ελάχιστα απαραίτητα για τους σκοπούς επεξεργασίας,
• υπόκεινται σε νόμιμη επεξεργασία σύμφωνα με τα δικαιώματα των φυσικών προσώπων, είναι ακριβή και επικαιροποιούνται, όταν απαιτείται και ειδικά πριν τη λήψη κρίσιμων αποφάσεων για τα φυσικά πρόσωπα,
• δεν τηρούνται για χρονικό διάστημα μεγαλύτερο από αυτό που απαιτείται για το σκοπό της επεξεργασίας ή/ και για τη συμμόρφωση του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας του Πανεπιστημίου Πατρών με νομικές και κανονιστικές υποχρεώσεις,
• διατηρούνται ασφαλή από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση, απώλεια ή καταστροφή,
• διαβιβάζονται σε τρίτους μόνο υπό την προϋπόθεση ότι εξασφαλίζεται επαρκές επίπεδο προστασίας αυτών.
ε. Τα ανωτέρω τηρούνται από το σύνολο των εργαζομένων του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας του Πανεπιστημίου Πατρών, καθώς και από τρίτους που εκτελούν εργασίες επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα φυσικών προσώπων για λογαριασμό του.
στ. Ο Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας του Πανεπιστημίου Πατρών συμμορφώνεται με τις βασικές αρχές επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων, σέβεται τα δικαιώματα των φυσικών προσώπων και διασφαλίζει ότι τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τα οποία έχει στην κατοχή του:
• συλλέγονται για καθορισμένους, ρητούς και νόμιμους σκοπούς, όπως αυτοί αποτυπώνονται στο Αρχείο Δραστηριοτήτων Επεξεργασίας που τηρεί και που συλλέγονται έπειτα από συγκατάθεση του φυσικού προσώπου όπου απαιτείται,
• υφίστανται επεξεργασία μόνο για τους σκοπούς, για τους οποίους έχουν συλλεχθεί ή/ και για νομικούς και κανονιστικούς λόγους ή/ και για την προάσπιση του δημοσίου συμφέροντος,
• δεν υποβάλλονται σε περαιτέρω επεξεργασία πέραν του ορισμένου σκοπού,
• είναι κατάλληλα, συναφή και περιορίζονται στα ελάχιστα απαραίτητα για τους σκοπούς επεξεργασίας,
• υπόκεινται σε νόμιμη επεξεργασία σύμφωνα με τα δικαιώματα των φυσικών προσώπων, είναι ακριβή και επικαιροποιούνται, όταν απαιτείται και ειδικά πριν τη λήψη κρίσιμων αποφάσεων για τα φυσικά πρόσωπα,
• δεν τηρούνται για χρονικό διάστημα μεγαλύτερο από αυτό που απαιτείται για το σκοπό της επεξεργασίας ή/ και για τη συμμόρφωση του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας του Πανεπιστημίου Πατρών με νομικές και κανονιστικές υποχρεώσεις,
• διατηρούνται ασφαλή από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση, απώλεια ή καταστροφή,
• διαβιβάζονται σε τρίτους μόνο υπό την προϋπόθεση ότι εξασφαλίζεται επαρκές επίπεδο προστασίας αυτών.