Γενικά
• Η δαπάνη πρέπει να είναι επιλέξιμη και προβλεπόμενη στον προϋπολογισμό του προγράμματος.
• Τα τιμολόγια πρέπει να εκδίδονται στα στοιχεία του ΕΛΚΕ (Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας Πανεπιστημίου Πατρών, Πανεπιστημιούπολη – Κτίριο Α, Ρίο Πατρών Τ.Κ : 26500, ΑΦΜ: 998219694 – Α΄ Δ.Ο.Υ ΠΑΤΡΩΝ) και να προσκομίζονται το αργότερο εντός 30 ημερών από την παραλαβή τους. Για τιμολόγια αγοράς παγίων, απαιτείται η άμεση κατάθεσή τους στον ΕΛΚΕ, για λόγους απόσβεσης.
• Το παραστατικό (τιμολόγιο ή απόδειξη) θα πρέπει να είναι πρωτότυπο. Σε περίπτωση που το παραστατικό είναι μόνο τιμολόγιο θα πρέπει να συνοδεύεται από δελτίο αποστολής εφόσον τα αγαθά δεν έχουν παραδοθεί την ίδια μέρα.
• Η εντολή πληρωμής συμπληρώνεται στο όνομα του Επιστημονικά Υπεύθυνου ή συγκεκριμένου μέλους της ομάδας έργου, όταν πρόκειται για εξοφλημένα τιμολόγια αξίας ≤150€.
• Το παραστατικό (τιμολόγιο ή απόδειξη) θα πρέπει να έχει εκδοθεί εντός της διάρκειας του προγράμματος και να αναγράφει τα στοιχεία του ΕΛΚΕ (Επωνυμία, ΑΦΜ, διεύθυνση). Στο τιμολόγιο θα πρέπει να αναγράφεται αν είναι «επί πιστώσει» ή «εξοφλημένο» και προκειμένου τα «επί πιστώσει» τιμολόγια αξίας ≤150€ να θεωρούνται «εξοφλημένα» θα πρέπει να συνοδεύονται από εξοφλητική απόδειξη ή να αναγράφεται «ΕΞΩΦΛΗΘΗ» με σφραγίδα και υπογραφή του προμηθευτή.
• Σε περίπτωση που το παραστατικό αφορά γεύμα, ο Επιστημονικά Υπεύθυνος προσκομίζει, μαζί με τα άλλα δικαιολογητικά, ένα έντυπο που περιλαμβάνει μια μικρή αιτιολόγηση της δαπάνης και κατάσταση ονομάτων των συμμετεχόντων στο γεύμα.
• Η έκδοση των τιμολογίων θα πρέπει να έπεται της διαδικασίας Απευθείας Ανάθεσης.
• Είναι υποχρεωτικό σύμφωνα με τα Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα (ΕΛΠ), να καταχωρούνται όλα τα παραστατικά (ακόμα και αυτά τα οποία δεν μπορούν να εξοφληθούν, είτε γιατί το πρόγραμμα δεν έχει ταμειακό υπόλοιπο, είτε γιατί ο προμηθευτής δεν έχει ενημερότητες κ.λπ. ή αυτά για το οποία έχει εκδοθεί πιστωτικό τιμολόγιο για το σύνολο της αξίας). Η εξόφλησή τους θα γίνεται είτε με τον αριθμό πρωτοκόλλου τους είτε με έγγραφο του Επιστημονικά Υπευθύνου όπου θα αναφέρεται η σειρά της εξόφλησης που επιθυμεί.
• Αν ο ΦΠΑ της δαπάνης δεν είναι επιλέξιμος στο πρόγραμμα, ο Επιστημονικά Υπευθύνου με την υποβολή του παραστατικού θα ενημερώνει εγγράφως τον ΕΛΚΕ για τον τρόπο που θα πληρωθεί ο ΦΠΑ που αναλογεί στο συγκεκριμένο παραστατικό.
• Δεν δύναται να μεταφερθεί δαπάνη από πρόγραμμα σε πρόγραμμα, με εξαίρεση τυχόν κρινόμενες από το φορέα χρηματοδότησης ως μη επιλέξιμες. Με απόφαση της Επιτροπής Ερευνών, κατόπιν αιτήματος του Επιστημονικά Υπευθύνου μπορεί να εγκρίνεται η συνεργασία μεταξύ έργων/προγραμμάτων για την εκτέλεση εξειδικευμένων εργασιών για τις ανάγκες άλλου έργου/προγράμματος του ιδίου ή άλλου Επιστημονικά Υπευθύνου έναντι αποζημίωσης του κόστους που αυτές επιφέρουν.
• Δεν επιτρέπεται η εξόφληση τιμολογίου εσωτερικού- από τον Επιστημονικά Υπεύθυνο ή από μέλος της ομάδας έργου- αξίας μεγαλύτερης από 150€ διότι, σύμφωνα με το τον Ν. 4172/2013 άρθρο 64, πρέπει να γίνονται οι αντίστοιχες κρατήσεις φόρου εισοδήματος που αφορούν τον προμηθευτη. Εξαιρούνται τα τιμολόγια που αφορούν έκδοση εισιτηρίων, τιμολόγια εκτελωνισμού, τιμολόγια εξωτερικού, εγγραφές σε συνέδρια και λογαριασμοί κινητής τηλεφωνίας. Κατά την εξόφληση του παραστατικού θα πρέπει να έχουν γίνει οι απαραίτητες κρατήσεις υπέρ Α.Ε.Π.Π. Τα παραστατικά θα πρέπει να έχουν εκδοθεί στα στοιχεία του ΕΛΚΕ.
• Γίνεται δεκτή Απόδειξη Λιανικής Πώλησης (Α.Λ.Π.) αξίας έως 150€ αρκεί να αναγράφεται η περιγραφή του είδους που αγοράστηκε, αν από τα στοιχεία του εκδότη δεν δικαιολογείται η αγορά αυτού του είδους. Για παράδειγμα, η αγορά τόνερ από ένα κατάστημα λιανικής πώλησης γίνεται δεκτή μόνο όταν στην ΑΛΠ αναγράφεται και το είδος.
• Κάθε δικαιούχος – προμηθευτής πρέπει να είναι ενήμερος φορολογικά και ασφαλιστικά την ημέρα της εξόφλησης του τιμολογίου και να προσκομίσει τα εξής: για ποσό άνω των 1.500,00 € φορολογική ενημερότητα, για ποσό άνω των 3.000€ φορολογική και ασφαλιστική ενημερότητα.
• Σε περίπτωση που έχουν χαθεί τα πρωτότυπα παραστατικά, και δεν έχουν εξοφληθεί από άλλη πηγή, εξοφλούνται με ακριβή αντίγραφα παραστατικών μετά από διενέργεια ΕΔΕ του Τμήματος / Σχολής.
• Σε περίπτωση έκδοσης επιταγής, η παραλαβή επιταγών δι’ αντιπροσώπου, άνδρα ή γυναίκας, θα καθίσταται δυνατή μόνο με έγγραφη εξουσιοδότηση από τον δικαιούχο της και επίδειξη της αστυνομικής ταυτότητας του εξουσιοδοτούμενου/ εξουσιοδοτημένης.
• Για να είναι επιλέξιμες οι δαπάνες που πραγματοποιούνται από τα Εργαστήρια Παροχής Υπηρεσιών του Πανεπιστημίου Πατρών πρέπει να εκδίδεται Τιμολόγιο Αυτοπαράδοσης με επιβάρυνση του ΦΠΑ.
• Για αγορές αγαθών ή υπηρεσιών από χώρες της Ευρωπαϊκής Ένωσης δεν καταβάλουμε, στον/στην προμηθευτη, ΦΠΑ. Αυτό σημαίνει ότι στο Τιμολόγιο Εξωτερικού (Invoice) δεν θα πρέπει να έχει αναγραφεί αξία ΦΠΑ. Ο ΦΠΑ για τις αγορές αυτές αποδίδεται στην Ελλάδα καθώς υπόχρεος για τη απόδοση είναι ο λήπτης των αγαθών και των υπηρεσιών και αποτελεί κόστος για το έργο, το οποίο πρέπει να προϋπολογίζεται. Ο ΦΠΑ που αποδίδεται υπολογίζεται με τους συντελεστές που ισχύουν στην Ελλάδα για αντίστοιχα αγαθά ή υπηρεσίες.
• Για αγορές κινητών τηλεφώνων, ταμπλετών ηλεκτρονικών υπολογιστών και φορητών υπολογιστών, ο φόρος καταβάλλεται από τον αγοραστή/-στρια, υπό την προϋπόθεση ότι αυτός/ -ή έχει δικαίωμα έκπτωσης του φόρου εισροών. Αυτό σημαίνει ότι για αγορά είδους αξίας π.χ. 1.000€ εκδίδεται τιμολόγιο ποσού 1.000,00€ και το έργο επιβαρύνεται με 1.240,00€ (ΦΠΑ 240,00€).
Αναλώσιμα- Λοιπά Έξοδα- Υπηρεσίες
Απαραίτητα Δικαιολογητικά:
• Εντολή Αποζημίωσης Τιμολογίων – Βεβαίωση Παραλαβής ειδών/υπηρεσιών υπογεγραμμένη από τον Επιστημονικά Υπεύθυνο, ο οποίος βεβαιώνει την παραλαβή και την αποζημίωση των ειδών/υπηρεσιών
• Το πρωτότυπο ή ηλεκτρονικό παραστατικό
Πάγια
Απαραίτητα Δικαιολογητικά:
• Εντολή Αποζημίωσης Τιμολογίων (ΝΕΟ) υπογεγραμμένη από την Επιτροπή Παραλαβής Φυσικού Αντικειμένου όπως αυτή έχει οριστεί με την έγκριση διαχείρισης του έργου
• Το πρωτότυπο ή ηλεκτρονικό παραστατικό
Πάγια θεωρούνται:
• Μηχανήματα, Όργανα, Λοιπός Εξοπλισμός
• Software (αγορά, όχι ανανέωση)
• Έπιπλα και Σκεύη
• Βιβλία και Περιοδικά
Ο εξοπλισμός πρέπει να αγοράζεται στην αρχή του έργου, προκειμένου να εξασφαλίζεται η μέγιστη απόσβεση εντός της διάρκειας του έργου.
Η αγορά κινητών τηλεφώνων, ταμπλετών και φορητών υπολογιστών, σε έργα Παροχής Υπηρεσιών επιβαρύνεται με ΦΠΑ 24%. Επομένως, στις εντολές πληρωμής των δαπανών αυτών θα πρέπει να συμπεριλαμβάνεται και ο ΦΠΑ.
Σημειώνουμε ότι εάν το πρόγραμμα είναι παροχής υπηρεσιών με έσοδο που περιέχει ΦΠΑ 24% τότε θα συμψηφίζει το ποσό του ΦΠΑ της αγοράς και δεν θα υπάρχει επιβάρυνση για το έργο. Εάν είναι πρόγραμμα επιδότησης, παροχής υπηρεσιών με 0% ΦΠΑ (π.χ. εκπαίδευση) ή δωρεάς, τότε το ΦΠΑ είναι κόστος του έργου και επιβαρύνει την κατηγορία που χρεώνεται το πάγιο.
Αποσβέσεις Παγίων σε Ευρωπαϊκά και Συγχρηματοδοτούμενα Έργα
Η απόσβεση του πάγιου εξοπλισμού των έργων πραγματοποιείται σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 256 του N.4957/2022
Συγκεκριμένα:
• Το κόστος κτήσης των παγίων, η αξία των οποίων είναι μέχρι 1.500 ευρώ (συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ), αποσβένεται εφάπαξ μέσα στη χρήση κατά την οποία για πρώτη φορά χρησιμοποιήθηκαν ή τέθηκαν σε λειτουργία.
• Το κόστος κτήσης των παγίων, η αξία των οποίων είναι μεγαλύτερη των 1.500 ευρώ (συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ), αποσβένεται με ετήσιο συντελεστή 40% αρχής γενομένης της χρήσης κατά την οποία για πρώτη φορά χρησιμοποιήθηκαν ή τέθηκαν σε λειτουργία.
• Η απόσβεση ενός πάγιου περιουσιακού στοιχείου αρχίζει από τον επόμενο μήνα, εντός του οποίου χρησιμοποιείται ή τίθεται σε λειτουργία για πρώτη φορά κατά αναλογία του χρονικού διαστήματος με συντελεστή απόσβεσης 40%. Σε περίπτωση που η διάρκεια του έργου είναι μικρότερη των 30 μηνών, ο επιστημονικός και λοιπός εξοπλισμός, καθώς και τα επιστημονικά όργανα, που αποκτώνται στο πλαίσιο έργων/προγραμμάτων αποσβένονται στο σύνολό τους, ανεξαρτήτως του ύψους της αξίας κτήσης τους, κατά την ημερομηνία λήξης του έργου/προγράμματος, στο πλαίσιο του οποίου έχουν αποκτηθεί.
• Οι επιλέξιμες δαπάνες απόσβεσης για κάθε έργο αφορούν αποκλειστικά την περίοδο υλοποίησης του έργου και ειδικότερα τη χρονική περίοδο που τα πάγια χρησιμοποιούνται για τους σκοπούς του έργου. Ως εκ τούτου, οι Επιστημονικά Υπεύθυνοι των έργων θα πρέπει να καταβάλλουν κάθε δυνατή προσπάθεια ώστε οι προμήθειες των παγίων (και των αντίστοιχων διαγωνιστικών διαδικασιών όπου απαιτούνται) να ολοκληρώνονται τάχιστα αμέσως μετά την έναρξη των έργων ώστε να είναι δυνατή η απόσβεσή τους εντός της διάρκειας υλοποίησης των έργων (ελάχιστο διάστημα 30 μηνών έως την ημερομηνία λήξης των έργων).
• Στις περιπτώσεις που οι προμήθειες των παγίων πραγματοποιούνται μεταγενέστερα, θα πρέπει να υποδεικνύεται με δήλωση του Επιστημονικά Υπευθύνου η πηγή χρηματοδότησης από την οποία θα καλυφθεί η αναπόσβεστη αξία του παγίου.
• Σε έργα των οποίων η πρόσκληση προβλέπει ως επιλέξιμη δαπάνη την αγορά του εξοπλισμού δεν απαιτείται δήλωση για την κάλυψη της απόσβεσης.
Διαχείριση Παγίων
Το κόστος κτήσης παγίων, η αξία των οποίων είναι μέχρι 1.500 ευρώ (μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ), αποσβένεται εφάπαξ μέσα στο οικονομικό έτος κατά το οποίο για πρώτη φορά χρησιμοποιήθηκαν ή τέθηκαν σε λειτουργία.
Τα πάγια των οποίων η αξία κτήσης είναι μεγαλύτερη των 1.500 ευρώ (μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ), αποσβένονται στο σύνολό τους, ανεξαρτήτως του ύψους της αξίας κτήσης τους, κατά την ημερομηνία λήξης του έργου/προγράμματος, στο πλαίσιο του οποίου έχουν αποκτηθεί.
Η απόσβεση ενός πάγιου περιουσιακού στοιχείου αρχίζει από τον επόμενο μήνα, εντός του οποίου χρησιμοποιείται ή τίθεται σε λειτουργία για πρώτη φορά.
Οι επιλέξιμες δαπάνες απόσβεσης για κάθε έργο αφορούν αποκλειστικά την περίοδο υλοποίησης του έργου και ειδικότερα τη χρονική περίοδο που τα πάγια χρησιμοποιούνται για τους σκοπούς του έργου.
Ως αξία απόσβεσης λογίζεται η αξία κτήσης του παγίου μη συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ, ενώ ο πάγιος εξοπλισμός που αποκτήθηκε στο πλαίσιο υλοποίησης των έργων ΕΘΝΙΚΟΎΣ ΠΌΡΟΥΣ ή συναφών κατηγοριών έργων με ΦΠΑ μη εκπιπτόμενο, αποσβένεται στη μικτή αξία.
Τα μη αναλώσιμα υλικά κάθε είδους των οποίων η προμήθεια πραγματοποιείται για τις ανάγκες εκτέλεσης των έργων και σε βάρος των πιστώσεων του Ειδικού Λογαριασμού, και εγκαθίστανται ή τοποθετούνται σε χώρους του Ιδρύματος, καταγράφονται από τη ΜΟΔΥ σε Μητρώο Παγίων. Μετά το πέρας των έργων, και ανάλογα με τις συμβατικές δεσμεύσεις, τα μη αναλώσιμα υλικά διατίθενται στο οικείο Εργαστήριο, Τομέα ή Τμήμα του Πανεπιστημίου του Επιστημονικά Υπεύθυνου του έργου.
Η διαδικασία παράδοσης του πάγιου εξοπλισμού ορίζεται με απόφαση της Επιτροπής και εισάγεται προς έγκριση από τη Συνεδρίαση της Συγκλήτου. Πιο αναλυτικά:
Ο Επιστημονικά υπεύθυνος μετά την ολοκλήρωση του έργου αιτείται την παράδοση του αποκτηθέντος εξοπλισμού, στο τμήμα (εργαστήριο – κλινική) του Ιδρύματος στο οποίο ανήκει οργανικά, υποβάλλοντας ταυτόχρονα (μέσω του πληροφοριακού συστήματος), στη ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ, πίνακα πάγιου εξοπλισμού, ο οποίος αποκτήθηκε κατά την διάρκεια εκτέλεσης του υλοποιηθέντος έργου.
Η ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ διαβιβάζει τα ανωτέρω στο Τμήμα Περιουσίας του Ιδρύματος και στον/στην Πρόεδρο του Τμήματος.
Στην συνέχεια το Τμήμα Περιουσίας, ζητάει από τον Πρόεδρο του Τμήματος να προτείνει α) επιτροπή παράδοσης – παραλαβής αποτελούμενη από τρία (3) τακτικά και τρία (3) αναπληρωματικά μέλη και β) τα μέλη (ΔΕΠ , ΕΕΔΙΠ, διοικητικό προσωπικό κλπ.) του τμήματος στα οποία θα χρεωθεί ο παραληφθείς εξοπλισμός.
Εάν η επιτροπή παραλαβής δεν είναι η ετήσια επιτροπή παραλαβής του Τμήματος, η πρόταση ορισμού της διαβιβάζεται στο Πρυτανικό Συμβούλιο προς έγκριση. Στη συνέχεια ενημερώνεται ο επιστημονικά υπεύθυνος, ο Πρόεδρος του Τμήματος, τα μέλη της επιτροπής και η ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ για την ορισθείσα επιτροπή παραλαβής.
Παραδίδων/-ουσα είναι ο Επιστημονικά υπεύθυνος του έργου και παραλαβούσα η ορισθείσα επιτροπή. Το σχετικό πρωτόκολλο υπογεγραμμένο από όλα τα μέλη της επιτροπής, διαβιβάζεται στον/στην Πρόεδρο του Τμήματος και στο Τμήμα Περιουσίας του Ιδρύματος. Με ευθύνη του Τμήματος Περιουσίας αποστέλλεται στο Πρυτανικό συμβούλιο για έγκριση – αποδοχή – νέα χρέωση.
Μετά την έγκριση από το Πρυτανικό Συμβούλιο η σχετική απόφαση ανακοινώνεται, συνοδευόμενη από ένα (1) αντίγραφο του πρακτικού παράδοσης – παραλαβής, από την διεύθυνση οικονομικής διαχείρισης α) στον ΕΛΚΕ, προκειμένου να προβεί στη σχετική διαγραφή από το μητρώο παγίων και β) στο τμήμα περιουσίας προκειμένου να καταγράψει τα πάγια στο μητρώο και στη συνέχεια γίνει η χρέωση στο Τμήμα.
Η Επιτροπή παραλαβής έχει τα εξής καθήκοντα:
Για κάθε παράδοση εξοπλισμού, η επιτροπή παραλαβής θα πρέπει να διενεργεί έλεγχο του εξοπλισμού και των εξαρτημάτων του και να βεβαιώνει την ύπαρξη όλων των ειδών. Εφόσον κατά την διαδικασία του ποιοτικού ελέγχου διαπιστωθούν ατέλειες ή ελαττώματα, η επιτροπή παραλαβής δύναται να εισηγηθεί (προς το Πρυτανικό Συμβούλιο) για την καταστροφή του μη λειτουργικού εξοπλισμού. Σε αντίθετη περίπτωση, θα πρέπει να στην εισήγηση της να περιγράψει το βαθμό λειτουργίας και να εισηγηθεί πιθανές βελτιώσεις που θα επιβαρύνουν τον προϋπολογισμό του τμήματος που θα παραδοθούν
Το Πρωτόκολλο Παράδοσης – Παραλαβής θα συντάσσεται σε τρία πρωτότυπα αντίγραφα εκ των οποίον το πρώτο θα δίνεται στον/στην παραδίδοντα/-ουσα, το δεύτερο θα κρατείται από τον Πρόεδρο του Τμήματος και το τρίτο θα αποστέλλεται με ευθύνη του Προέδρου του Τμήματος στο Τμήμα Περιουσίας προκειμένου να ακολουθηθούν οι παραπάνω διαδικασίες.
Διαδικασία καταστροφής παγίων
Για πάγια των οποίων κρίνεται απαραίτητη η καταστροφή ακολουθείται η παρακάτω διαδικασία:
1. Κατάθεση από τους Επιστημονικά Υπευθύνους προς την Επιτροπή Ερευνών αιτιολογημένων αιτημάτων καταστροφής, με σαφή αιτιολόγηση και δέσμευση για τον τόπο αποθήκευσης κάθε είδους.
2. Αποστολή από την Γραμματεία της Επιτροπής Ερευνών των εισηγήσεων με τα πάγια ανά έργο προς καταστροφή στο Συμβούλιο Διοίκησης για την λήψη απόφασης καταστροφής (απόρριψης ή ανακύκλωσης).
3. Ορισμός από την Επιτροπή Ερευνών Επιτροπής Καταστροφής (απόρριψης ή ανακύκλωσης) Παγίων. Η Επιτροπή θα αποτελείται από τρία τακτικά και τρία αναπληρωματικά μέλη.
4. Καταστροφή (απόρριψη ή ανακύκλωση) των παγίων και σύνταξη πρακτικού καταστροφής.
5. Κοινοποίηση της απόφασης του Συμβουλίου Διοίκησης και του πρακτικού καταστροφής στην αρμόδια μονάδα της Μ.Ο.Δ.Υ. για διαγραφή των παγίων από το Μητρώο Παγίων.
6. Τέλος λειτουργικός εξοπλισμός, που δεν υφίσταται δυνατότητα αξιοποίησης του εντός του Πανεπιστημίου Πατρών, μπορεί με εισήγηση της Επιτροπής Ερευνών και απόφαση του Συμβουλίου Διοίκησης να παραχωρείται σε σχολεία, στον Ελληνικό Στρατό και σε άλλους κοινωφελείς οργανισμούς του Δημοσίου.
Απολεσθέντα είδη
Για είδη παγίων που δεν εντοπίζονται στη διαδικασία απογραφής, κατά την ολοκλήρωση ενός έργου, ορίζονται τα παρακάτω:
1. Εφόσον έχουν παρέλθει 3 έτη από την αγορά ενός παγίου και ταυτόχρονα αυτή δεν ξεπερνούσε το ποσό των 1.500,00€, η Επιτροπή Καταγραφής Παγίων υποβάλλει στην αρμόδια μονάδα της Μ.Ο.Δ.Υ. σχετικό έγγραφο, το οποίο μνημονεύει το παρόν άρθρο και το Τμήμα προχωρά στη διαγραφή τους από το Μητρώο Παγίων του Ε.Λ.Κ.Ε. (διαγράφει δηλαδή το 0,01€).
2. Εφόσον είτε δεν έχουν παρέλθει 3 έτη από την αγορά ενός παγίου, είτε αυτή ξεπερνούσε το ποσό των 1.500,00€, είτε ισχύουν και τα δύο προηγούμενα, ζητείται από τον Επιστημονικά Υπεύθυνο αναλυτική έκθεση-αιτιολόγηση για τους λόγους της απώλειας ή της άτυπης καταστροφής των ειδών και η Επιτροπή Ερευνών αποφασίζει τον τρόπο αντιμετώπισης κατά περίπτωση.
3. Η διαδικασία ορισμού Επιτροπής καταγραφής πάγιου εξοπλισμού που έχει απολεσθεί εγκρίνεται από την Επιτροπή Ερευνών
Απαλλαγή ΦΠΑ για Δαπάνες Εξοπλισμού στο Πλαίσιο Υλοποίησης Ευρωπαϊκών Έργων
Στα χρηματοδοτούμενα από Ευρωπαϊκή Επιτροπή έργα, για δαπάνες εξοπλισμού, υπάρχει η δυνατότητα απαλλαγής ΦΠΑ βάσει της ΠΟΛ 1128/97. Η διαδικασία που πρέπει να διεκπεραιωθεί εκ μέρους της Μονάδας Διεθνών Έργων προς την αρμόδια Δ.Ο.Υ. απαιτεί την υποβολή των κάτωθι:
• Αίτηση για απαλλαγή ΦΠΑ σε Ευρωπαϊκό Έργο προς ΔΟΥ
• Προτιμολόγιο Προμηθευτή
• Αναλυτικός Πίνακας Ειδών
• Υπεύθυνη Δήλωση του Επιστημονικά Υπεύθυνου ότι το έργο χρηματοδοτείται 100% από την Ευρωπαϊκή Ένωση και φωτοτυπία αυτής
• Αντίγραφο της σύμβασης στα αγγλικά
• Μετάφραση της σύμβασης στα ελληνικά
Με την ολοκλήρωση της παραλαβής του εξοπλισμού, απαιτείται εκ μέρους της Δ.Ο.Υ. η ολοκλήρωση της διαδικασίας βάσει της οποία ο Επιστημονικά Υπεύθυνος πρέπει να υποβάλλει στον ΕΛΚΕ (εντός 40 ημερών από την ημερομηνία έκδοσης του τιμολογίου):
• Βεβαίωση Έναρξης Χρήσης Εξοπλισμού για απαλλαγή ΦΠΑ
• Αντίγραφο του Τιμολογίου (όπου ο προμηθευτής θα πρέπει να αναγράφει την απόφαση της ΔΟΥ για την Απαλλαγή του ΦΠΑ )
• Αντίγραφο του Πρακτικού Παραλαβής του εξοπλισμού
Υπεύθυνη Δήλωση ότι ο εξοπλισμός λειτουργεί καλώς και φωτοτυπία αυτής.
Τιμολόγια Εξωτερικού
Απαραίτητα Δικαιολογητικά:
• Εντολή Αποζημίωσης Τιμολογίων – Βεβαίωση Παραλαβής ειδών/υπηρεσιών υπογεγραμμένη από τον Επιστημονικά Υπεύθυνο, ο οποίος βεβαιώνει την παραλαβή και την αποζημίωση των ειδών/υπηρεσιών
• Το πρωτότυπο ή ηλεκτρονικό παραστατικό
Το παραστατικό πρέπει να είναι Τιμολόγιο [Invoice] και να έχει εκδοθεί στα φορολογικά στοιχεία του ΕΛΚΕ (παρατίθεται ενδεικτική μορφή). Σε κάθε περίπτωση είναι απαραίτητο να αναγράφονται στο τιμολόγιο ή στο προτιμολόγιο τα στοιχεία της τράπεζας της εταιρείας, δηλαδή το όνομα της τράπεζας, το IBAN του λογαριασμού και το SWIFT / BIC CODE/.
Να σημειωθεί ότι, όταν το τιμολόγιο αφορά προμήθεια ειδών/υπηρεσιών από οικονομικό φορέα του εξωτερικού και η διαδικασία που ακολουθείται είναι προμήθεια με απευθείας ανάθεση, δεν απαιτούνται δικαιολογητικά κατακύρωσης
Διευκρινίσεις
Στα τιμολόγια που προέρχονται από χώρες Κ-Μ της Ευρωπαϊκής Ένωσης, θα πρέπει υποχρεωτικά να αναφέρεται το tariff code του προϊόντος, διαφορετικά με την κατάθεση για εξόφληση του τιμολογίου θα πρέπει να επιλέγεται από τον Πίνακα της Συνδυασμένης Ονοματολογίας σε ποιο Τμήμα και παράγραφο ανήκει το προϊόν που αγοράστηκε.
Το Ενδοκοινοτικό ΦΠΑ πληρώνεται στη χώρα εισαγωγής (Ελλάδα), δηλαδή το έργο στο οποίο έχει χρεωθεί το τιμολόγιο επιβαρύνεται με την κάλυψη του αναλογούντος ΦΠΑ.
Για τιμολόγια αγοράς αγαθών από τρίτες, εκτός Ευρωπαϊκής Ένωσης, χώρες, η πληρωμή του ΦΠΑ γίνεται στο αρμόδιο τελωνείο και πρέπει να προσκομίζεται μαζί με το τιμολόγιο και τα δικαιολογητικά της ολοκλήρωσης του εκτελωνισμού.
Στην συγκεκριμένη κατηγορία εμπίπτουν και οι Συνδρομές σε επαγγελματικές οργανώσεις ή/και έξοδα δημοσίευσης.
Διαδικασία εξόφλησης προμηθειών εξωτερικού/ εξόδων εγγραφής και συνδρομής μέσω επαγγελματικής χρεωστικής κάρτας του ΕΛΚΕ. Παρέχεται η δυνατότητα εξόφλησης προμηθειών εξωτερικού και εξόδων εγγραφής μέσω της επαγγελματικής χρεωστικής κάρτας του ΕΛΚΕ. Όταν ολοκληρωθεί η διαδικασία επιλογής του προμηθευτή σύμφωνα με τις οριζόμενες διαδικασίες των προμηθειών, ο Επιστημονικά Υπεύθυνος επικοινωνεί με την υπηρεσία ώστε να δρομολογηθεί η εξόφληση μέσω της παρούσας διαδικασίας. Εξειδικεύσεις επί των εσωτερικών διαδικασιών ανακοινώνονται στην ιστοσελίδα της ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ, στην ενότητα ΝΕΑ ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΕΙΣ https://research.upatras.gr/ καθώς και μέσω ηλεκτρονικού μηνύματος.